Web会議で印象アップするコツオンライン会議の基本マナーと準備

オンラインミーティングに自信を！

知っておきたい基本のマナーと準備

コロナ禍以降、私たちの働き方やコミュニケーションの方法は大きく変化しました。特に、リモートワークの普及に伴い、オンラインミーティングはビジネスシーンにおいて欠かせないツールとなっています。これは、就職活動においても同様で、企業の面接や説明会がオンラインで行われることも珍しくありません。最初は慣れない操作に戸惑ったり、対面とは違う雰囲気に緊張したりすることもあるでしょう。しかし、少しの準備と心構えで、オンラインミーティングは決して難しいものではありません。今回は、皆さんが自信を持ってオンラインミーティングに参加できるよう、基本的なマナーや準備のポイントについてご紹介します。

準備が成功の鍵！

オンラインミーティング参加前のチェックリスト

オンラインミーティングがうまくいくかどうかは、事前の準備で決まると言っても過言ではありません。慌てて参加して失敗しないよう、以下の点を確認しておきましょう。

まずは、ミーティングに参加する環境です。自宅から参加する場合、生活音が入ったり、ご家族が映り込んだりしないよう、静かで集中できる場所を選びましょう。背景に私物が散らかっていると、相手にだらしない印象を与えてしまう可能性があります。壁を背にする、あるいは無地のカーテンの前など、すっきりとした場所を選ぶのが基本です。もし適切な場所がなければ、ミーティングツールに搭載されているバーチャル背景機能を使うのも一つの方法ですが、まずは物理的な環境を整えることを優先しましょう。

次に、機材とツールの確認です。パソコンやスマートフォン、タブレットなど、使用するデバイスの充電が十分にあるかを確認し、可能であれば電源に接続したまま参加すると安心です。また、安定したインターネット接続も不可欠です。Wi-Fiを利用する場合は、電波が強い場所を選びましょう。ミーティングで指定されたツール（ZoomやMicrosoft Teamsなど）は、事前にインストールし、アカウント登録などを済ませておきます。そして最も重要なのが、カメラ、マイク、スピーカーが正常に動作するかどうかのテストです。ツールにはテスト機能が備わっていることが多いので、それを利用して自分の声が相手にどう聞こえるか、映像がどう映るかを確認しておきましょう。

最後に、身だしなみです。オンラインでは上半身しか映らないことが多いですが、対面のミーティングと同じように、清潔感のある服装を心がけましょう。寝ぐせがついていないか、顔色は悪くないかなど、一度カメラに自分を映して客観的にチェックすることをおすすめします。

印象アップ！

オンラインミーティング中の基本マナー

準備が整ったら、いよいよミーティング本番です。対面でのビジネスマナーと同様に、オンラインならではのポイントをおさえて、良い印象を与えましょう。

ミーティングには、指定された時間の5分前には入室するように心がけてください。ギリギリの入室や遅刻は、相手に不安を与え、計画性がないという印象を持たれかねません。入室したら、まず自分のマイクがミュートになっているかを確認しましょう。これは、咳払いや周囲の物音といった不要な生活音が相手に聞こえてしまうのを防ぐための大切な配慮です。

発言する際には、「〇〇です」と最初に名乗ってから話し始めると、誰が話しているのかが分かりやすくなります。そして、自分の発言が終わったら、再びマイクをミュートに戻すことを忘れないようにしましょう。相手が話している間は、頷いたり、表情で反応を示したりすることで、「しっかりと話を聞いています」という姿勢を伝えることができます。対面に比べて表情や反応が伝わりにくいオンラインでは、少し大きめのアクションを意識すると効果的です。もし質問や意見がある場合は、急に話し始めるのではなく、挙手機能を使うか、相手の話が一区切りついたタイミングを見計らって発言するようにしましょう。

また、特別な理由がない限り、カメラはオンにして参加するのがマナーです。顔が見えないと、相手はあなたの表情や反応が分からず、不安に感じてしまいます。お互いの顔が見えることで、コミュニケーションが円滑になり、信頼関係も築きやすくなります。画面に映る相手の顔を見つめてしまいがちですが、時折カメラのレンズに視線を向けることで、相手と目が合っているように見え、より真摯な印象を与えることができます。

就労移行支援事業所での取り組み

当事業所では、皆さんが就職後もスムーズに業務に取り組めるよう、オンラインミーティングに関するトレーニングにも力を入れています。例えば、パソコンスキルのプログラムでは、ZoomやTeamsといった主要なミーティングツールの基本的な操作方法から、画面共有やチャット機能といった便利な使い方まで、一つひとつ丁寧に学ぶことができます。

知識を身につけるだけでなく、実践練習の機会も豊富に設けています。スタッフや他の利用者さんと一緒に模擬ミーティングを行い、司会役や発表者役を体験することで、実際の場面で慌てずに行動できるよう練習を重ねます。また、企業とのオンライン面接を想定した模擬面接では、入室から退室までの一連の流れを繰り返し練習し、本番で実力を発揮できるようサポートしています。利用者さんからは、「初めてで不安だったけど、練習を重ねたことで自信を持って面接に臨めた」といった嬉しい声もいただいています。一人ひとりの不安に寄り添い、個別の相談にも応じながら、オンラインでのコミュニケーションスキル向上を支援しています。

オンラインミーティングは、もはや特別なものではなく、ビジネスにおける基本的なコミュニケーション手段の一つとなりました。最初は操作に戸惑ったり、緊張したりするかもしれませんが、しっかり準備をして、いくつかのマナーを意識するだけで、誰でも自信を持って参加することができます。対面でもオンラインでも、相手を思いやる気持ちが大切であることに変わりはありません。

当事業所では、皆さんが新しい時代の働き方に適応し、安心して社会で活躍できるよう、このような実践的なスキルの習得を全力で応援しています。オンラインでのやり取りに不安を感じている方、もっとスキルアップしたいと考えている方は、ぜひ一度スタッフにご相談ください。一緒に練習を重ね、自信へと繋げていきましょう。