もう「つまり？」と言わせない！伝わる報告のコツPREP法で簡潔に伝わる報告術

仕事の報告、伝わっていますか？簡潔に伝えるコミュニケーション術

こんにちは。就労移行支援事業所のスタッフです。

皆さんは、お仕事の場面で報告や連絡をした際に、話が長くなってしまい、意図したことが相手に正しく伝わらなかったという経験はありませんか？一生懸命伝えようとしているのに、相手が困った顔をしていたり、「つまり、どういうこと？」と聞き返されたりすると、少し落ち込んでしまいますよね。

仕事におけるコミュニケーションでは、正確さと同じくらい「簡潔さ」が求められます。特に忙しい上司や同僚に何かを伝える際は、相手の時間を尊重し、要点を分かりやすく伝えるスキルが非常に重要になります。今回は、自分の考えや状況をスッキリ整理し、相手に的確に伝えるためのコツについてお話しします。

なぜあなたの報告は長くなってしまうのか？

報告や連絡が長くなってしまうのには、いくつかの原因が考えられます。よくあるのが、話の組み立て方と情報量の問題です。

一つは、結論や目的を後回しにしてしまうことです。私たちは話をする時、つい出来事が起こった順番に話す「起承転結」の形をとりがちです。しかし、ビジネスの場面では、相手がまず知りたいのは「結論」です。話のゴールが見えないまま経緯を長々と聞かされると、相手は「結局、何が言いたいのかな？」とストレスを感じてしまいます。

もう一つは、「すべてを伝えなければ」と思い込み、情報を詰め込みすぎてしまうことです。真面目で責任感の強い方ほど、自分の知っている情報を余すことなく伝えようとしてくれる傾向があります。その気持ちはとても素晴らしいのですが、情報が多すぎると、かえって本当に大切なポイントが埋もれてしまい、話が複雑で分かりにくくなってしまうのです。伝えるべきことと、補足情報とを区別することが大切です。

まずは頭の中を整理しよう！5W1Hの活用

相手に分かりやすく伝えるためには、まず自分自身の頭の中を整理することが不可欠です。そのための強力なツールが「5W1H」です。

5W1Hとは、「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」という、情報を整理するためのフレームワークです。何かを報告する前に、この6つの要素に沿って伝えたい内容を書き出してみましょう。

例えば、「〇月〇日に、A社の会議室で、私が、新企画のプレゼンテーションを行いました。目的は承認を得るためで、パワーポイントを使って説明しました」といった具合です。このように情報を整理することで、報告内容の骨子が明確になり、何が重要で、何が不足しているのかが一目で分かります。この作業を行うだけで、話があちこちに飛んでしまうのを防ぎ、要点を絞って話す準備ができます。

結論から伝えるPREP法で分かりやすく

頭の中が整理できたら、次はいよいよ「伝え方」の工夫です。ビジネスコミュニケーションで非常に有効なのが「PREP（プレップ）法」という文章構成の型です。PREP法は、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論の再確認）の頭文字をとったものです。

まず、Point（結論）から伝えます。「〇〇の件、無事に契約が完了しました」「〇〇の作業について、ご相談があります」というように、話の核心を最初に述べます。これにより、相手は「何についての話か」をすぐに理解でき、安心して続きを聞くことができます。

次に、Reason（理由）で、その結論に至った理由を説明します。「先方がこちらの提案内容を高く評価してくださったためです」「作業手順の中で、AとBのどちらの方法が良いか判断に迷っているためです」など、結論を裏付ける根拠を示します。

そして、Example（具体例）で、理由を補強する具体的なエピソードやデータを挙げます。「特に評価されたのは〇〇の機能です」「Aの方法だと時間はかかりますが、Bの方法だとコストが上がります」といった情報です。具体例があることで、話の説得力や納得感が増します。

最後に、もう一度Point（結論）を繰り返して話を締めます。「以上、契約完了のご報告です」「つきましては、どちらの方法で進めるかご指示いただけますでしょうか」と締めくくることで、話の要点が相手の記憶に残りやすくなります。

簡潔なコミュニケーションで仕事をもっとスムーズに

今回ご紹介した「5W1H」での情報整理と、「PREP法」での伝え方は、意識して練習することで誰でも身につけることができるスキルです。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、まずは短い報告から試してみてください。

「結論から話す」ということを意識するだけでも、コミュニケーションは大きく変わります。相手に意図がスムーズに伝わるようになると、仕事の効率が上がるだけでなく、職場での信頼関係も深まっていくでしょう。

私たちの事業所では、こうした実践的なビジネススキルのトレーニングも行っています。もし、コミュニケーションに課題を感じていたり、働く上でのスキルを身につけたいと考えている方がいらっしゃいましたら、ぜひ一度ご相談ください。簡潔で分かりやすいコミュニケーションを身につけて、仕事をもっと円滑に進めていきましょう。