好印象を与える電話のかけ方のコツ

こんにちは。就労移行支援事業所チャレンジドジャパン仙台長町センターです。

日々の訓練の様子や、就職に役立つ情報をお届けしています。

今回は、先日行ったビジネスマナー講座の中から「電話応対」についてご紹介します。ビジネスシーンにおいて、電話はメールと並んで欠かせないコミュニケーションツールです。特に、顔が見えない電話でのやり取りは、声のトーンや言葉遣いがそのまま企業の印象に繋がるため、正しいマナーを身につけておくことが非常に重要になります。前回の講座では、電話応対の中でも「電話をかける」場面に焦点を当てて、その基本と実践練習を行いました。

電話をかける際の基本的な心構え

電話をかける際に最も大切なことは、相手への配慮です。相手は自身の業務を中断して電話に対応してくれています。その貴重な時間をいただいているという意識を持つことが、ビジネマナーの第一歩と言えるでしょう。

講座では、電話をかける際の注意点としていくつかのポイントを取り上げました。

まず、用件は手短に、分かりやすく伝えることです。電話をかける前に、何を伝えたいのか、何を確認したいのかを明確にし、結論から話すことを心がけると良いでしょう。話が長くなりそうな場合は、事前に「〇分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」と確認を取る配慮も大切です。

次に、電話をかける時間帯に気を付けることです。始業直後や終業間際、お昼休憩の時間帯は、相手が忙しくしていたり、席を外していたりする可能性が高いです。緊急の場合を除き、これらの時間帯を避けて連絡するのがマナーです。相手の都合を考えた行動が、良好な信頼関係を築く上で役立ちます。

そして、電話をかける前には必ず情報を整理し、メモを準備しておくことが重要です。伝えるべき内容や質問事項を書き出しておけば、慌てることなく、落ち着いて話を進めることができます。また、相手から伝えられた内容を書き留めるためにも、筆記用具を手元に置いておくことは必須です。準備を怠らないことが、スムーズで的確なコミュニケーションを実現します。

実践で学ぶ！電話応対トレーニング

知識としてマナーを学ぶだけでなく、実際に声に出して練習することがスキル習得への近道です。チャレンジドジャパン仙台長町センターでは、学んだことをすぐに実践できるロールプレイング形式のトレーニングを多く取り入れています。

今回の電話応対トレーニングでは、具体的な場面を想定して練習を行いました。例えば、「宅配便の集荷を依頼する」というシチュエーションです。自分の名前と会社名、集荷に来てほしい荷物の内容や住所、希望日時などを、分かりやすく正確に伝える練習をしました。参加された方々は、最初は緊張した面持ちでしたが、練習を繰り返すうちに、ハキハキとした声でスムーズに伝えられるようになっていきました。

また、より実践的な練習として、「ハローワークの担当者に求人について問い合わせる」という練習も行いました。こちらは実際の就職活動で起こりうる場面です。自分の名前を名乗り、どの求人について知りたいのかを具体的に伝え、質問をするという一連の流れを体験しました。こうした練習を通じて、いざ本番という時にも落ち着いて対応できる自信を育んでいきます。

声のトーンと電話の切り方にも配慮を

電話応対では、話す内容だけでなく、声の印象も非常に大切です。不安そうな声や小さな声では、相手に頼りない印象を与えてしまうかもしれません。講座では、少し高めのトーンで、明るくハキハキと話すことを意識するようお伝えしました。口角を少し上げて話すだけで、声のトーンは自然と明るくなります。顔が見えないからこそ、声で笑顔を届けるような気持ちで話すことが大切です。

また、電話の切り方にもマナーがあります。一般的に、電話はかけた側から先に切るのが基本です。用件が終わり、「失礼いたします」と挨拶をしたら、すぐにガチャンと切るのではなく、少し間を置いてから静かに受話器を置くようにしましょう。こうした最後の瞬間までの丁寧な所作が、相手に良い印象を残します。

チャレンジドジャパン仙台長町センターでは、今回ご紹介した電話応対のほかにも、挨拶や名刺交換、来客応対など、就職後に役立つ様々なビジネスマナーを学ぶことができます。知識だけでなく、実践的なトレーニングを通して「できる」自信をつけ、就職への一歩を踏み出してみませんか。

ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、見学・体験にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。