伝わるビジネス文書作成の5つのコツ📜

こんにちは🎏就労移行支援事業所チャレンジドジャパン前橋センターです。

皆さんはお仕事でビジネス文書を書く機会はありますか❓学生時代に書くレポートや作文とは少し違い戸惑うこともあるかもしれません。就職すると、報告書や議事録、取引先へのメールなどビジネス文書を作成する場面は数多く訪れます。これらの文書は単なる情報の伝達手段にとどまりません。
誰が、いつ、何を行ったかという証拠として記録する役割、関係者間で正確な情報を効率的に共有する役割、そして丁寧で分かりやすい文書を作成することで会社の社会的な信頼を築く役割など、非常に重要な意味を持っています。

本日は、そんなビジネス文書をスムーズに作成するための基本的な書き方のコツについてお伝えしたいと思います。少し意識するだけで、あなたの作成する文書が格段に分かりやすくなります💡

結論から書く（PREP法）

ビジネス文書の基本は「結論から書く」ことです。PREP法という文章構成のテクニックを聞いたことがあるでしょうか❓これは、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論を繰り返す）の頭文字を取ったもので、この順番で文章を組み立てる手法です。
最初に結論を伝えることで、読み手は「何についての話なのか」をすぐに理解できます。特に、忙しい上司や取引先は、文書の最後まで読まないと要点が分からないとストレスを感じてしまうかもしれません。
まず結論を述べ、その後に理由や具体的な背景を説明することで相手の時間を尊重し、スムーズな情報共有が可能になります。例えば、報告書であれば「〇〇の件、無事に完了いたしました」と先に伝え、その後に詳細な経緯を記述します✏️

件名で中身がわかるようにする

これは特にメールを作成する際に重要なポイントです。毎日多くのメールを処理している人にとって、件名は内容を判断する最初のフィルターです。単に「お疲れ様です」や「ご連絡」といった件名ではメールを開くまで中身が分からず後から探し出すのも困難になります。
「【〇〇会議議事録のご送付】〇月〇日」や「〇〇プロジェクトの進捗報告（〇月〇週分）」のように、件名を見ただけで「誰から」「何についての」「どのような内容か」が瞬時に理解できるように工夫しましょう。これは相手への配慮であると同時に、自分自身が後でメールを検索する際の効率化にも繋がります✉️

「一文」を短くし、箇条書きを活用する

読みやすい文章の基本はシンプルであることです。一つの文に多くの情報を詰め込もうとすると、主語と述語の関係が分かりにくくなったり、読点が多すぎて読みにくくなったりしてしまいます。結果として内容が正確に伝わらなかったり、誤解を生んだりする原因にもなりかねません。文章を書く際は「一文には一つの情報（一文一義）」を心がけできるだけ短い文で構成するようにしましょう。
また、伝えるべき項目が複数ある場合は文章でだらだらと続けるのではなく、箇条書きを用いると効果的です。情報を整理して視覚的に見せることで、読み手はポイントを素早く且つ正確に把握することができます✔️

数値を使って具体的に示す🔢

ビジネスシーンでは客観性と正確性が求められます。「たくさんの在庫があります」「売上が少し伸びました」といった曖昧な表現は人によって受け取り方が異なってしまいます。そこで重要になるのが具体的な数値を活用することです。「在庫が150個あります」「前月比で売上が3%増加しました」のように、数字で示すことで誰が読んでも同じように理解できる客観的な情報となります。数値を用いることで報告内容の具体性が増し、説得力も格段に高まります。

正しい敬語とレイアウト

ビジネス文書は、社内の人だけでなくお客様や取引先といった社外の人の目に触れる機会も少なくありません。そのため正しい敬語を使うことは社会人としての基本的なマナーです。尊敬語、謙譲語、丁寧語を場面に応じて適切に使い分ける必要があります。誤った敬語は相手に不快感を与えたり、ビジネスマナーを知らないという印象を与えてしまったりする可能性があり、ひいては会社の信用問題にも関わってきます。
また、内容だけでなく文書全体のレイアウト、つまり「見た目」も重要です。適度な改行や段落分けをせずに文字がびっしりと詰まっている文書は読む前から相手に負担感を与えてしまいます。読み手の視点に立ち、余白を適切にとり見やすいレイアウトを心がけることも大切な配慮の一つです。

スキルアップを目指して📒

今回ご紹介したような点を一つひとつ意識して実践していくことで、あなたのビジネス文書作成スキルは着実に向上していきます。分かりやすく丁寧な文書を作成できることは仕事の効率を上げるだけでなく、周囲からの信頼を得ることにも繋がり社会人としての大きな強みとなるでしょう。

チャレンジドジャパン前橋センターでは、今回ご紹介したビジネス文書の作成講座や社会人として必須のビジネスマナーに関する講座などを随時行っております。就職に向けて実践的なスキルを身につけたいとお考えの方、ぜひ一度ご相談ください🌿スタッフ一同、皆様の見学・体験を心よりお待ちしております。