好印象を与えるビジネス文書作成のコツビジネス文書作成の基本マナー

みなさんこんにちは、就労移行支援事業所チャレンジドジャパン郡山センターです。

桜が咲き始め、美しい花々が街を彩る季節となりました。春の暖かな日差しが心地よいこの頃ですが、皆様いかがお過ごしでしょうか。季節の変わり目は心身ともに変化が起きやすい時期でもありますので、どうぞご自愛ください。

さて、郡山センターで実施しているビジネスマナー講座では、ビジネスシーンで欠かすことのできない「社外ビジネス文書」を作成する際のマナーについて学びました。社外文書とは、取引先やお客様など、社外の関係者に向けて送る書類全般を指します。見積書や請求書、お礼状や案内状など、その種類は多岐にわたります。これらの文書は、単なる情報の伝達手段ではなく、会社の「顔」として相手に届くものです。そのため、正しいビジネスマナーを身につけておくことが、相手との信頼関係を築き、良好なビジネス関係を維持していく上で非常に重要になります。今回は、講座で学んだ社外文書作成のポイントについてご紹介します。

ビジネス文書の基本構成

ビジネス文書は、伝えたい本文だけを書けば良いというものではありません。一般的に、「前付け」「本文」「付記」という要素で構成されています。この「型」を理解することが、分かりやすく丁寧な文書を作成する第一歩です。

「前付け」には、文書を作成した日付、宛名、そして差出人の情報や件名を記載します。日付は文書を発行した日を正確に記し、宛名は会社名や部署名、担当者名を省略せずに正式名称で書きます。差出人情報も同様に、会社名、部署名、氏名、連絡先を明記します。件名は、相手が一目見て「何の書類か」を理解できるよう、簡潔かつ具体的に記載することが大切です。

次に「本文」ですが、ここが文書で最も伝えたい中心的な内容となります。時候の挨拶から始まり、本題に入っていきます。結論を先に述べ、その後に理由や詳細を説明する構成を意識すると、相手に内容が伝わりやすくなります。

最後に「付記」は、本文を補足する情報や、添付書類がある場合にその詳細を記載する部分です。例えば、別紙で資料を添付する際には、「記」と書き、その下に添付書類の名称や枚数を箇条書きで示し、最後に「以上」と締めくくります。これにより、本文がすっきりと整理され、重要な情報が漏れなく伝わります。

時候の挨拶と結びの言葉で心遣いを伝える

ビジネス文書では、用件を伝えるだけでなく、相手への敬意や配慮を示す言葉を添えるのがマナーです。特に、時候の挨拶や日頃の感謝の言葉は、文章全体の印象を大きく左右します。

まず、文章の冒頭に「拝啓」といった頭語を置きます。その後に、「春陽の候、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」といった一文を続けます。このような挨拶があるだけで、機械的な連絡ではなく、心のこもったコミュニケーションとなり、文章全体が丁寧で柔らかな印象になります。

そして、用件を伝えた後も、それで終わりではありません。必ず結びの文章を略さずに書くことが大切です。例えば、「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」といった言葉で締めくくり、最後に頭語と対になる「敬具」という結語を添えます。こうした細やかな心配りが、相手との良好なビジネス関係を維持する秘訣となるのです。

敬称の正しい使い分けと正式名称の記載

文書を送る相手によって、敬称を正しく使い分けることも非常に重要です。例えば、会社や部署といった組織全体に宛てる場合は「御中」を、特定の個人に宛てる場合は「様」を使用します。担当者の役職と名前が分かっている場合は、「営業部長 〇〇様」のように記載します。この時、「部長様」のように役職名に「様」をつけるのは誤りなので注意が必要です。

また、相手の会社名を記載する際には、「株式会社」を「(株)」などと略さずに、必ず正式名称で記載します。これは、相手に対する敬意を示すための基本的なルールです。些細なことと感じるかもしれませんが、こうした細部への配慮が、ビジネスにおける信頼感につながります。

ビジネス文書には守るべきルールがいくつかありますが、「作成の型」を一度覚えてしまえば、決して難しいものではありません。

郡山センターでは、今回ご紹介したようなポイントを踏まえ、実際にビジネス文書を作成する練習を行っています。また、作成した文書を印刷し、ビジネス文書の折り方である三つ折りにして封筒に入れ、関係機関に郵送するといった、より実務を想定した訓練も様々行っています。

このような就職後にすぐに役立つ実践的なスキルを学べる講座にご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、見学・体験にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。