デキる人のホウレンソウ術🥬報連相は事前の準備がカギ🔑

仕事がスムーズに進む！「報告・連絡・相談」の伝え方

皆さんこんにちは🌳就労移行支援事業所チャレンジドジャパン前橋センターです。

皆さんは職場や生活場面での「報告・連絡・相談（ホウレンソウ）」に苦手意識を持っていませんか？「上司や同僚に何かを伝えたいけれど、うまく言葉にできない」「話しているうちに何が言いたいのか分からなくなってしまう」そんな経験がある方もいらっしゃるかもしれません。

仕事におけるコミュニケーションは、業務を円滑に進めるために非常に重要です。しかし、ただ伝えれば良いというものではありません。だらだらと要領の得ない報告や相談をしてしまうと、聞いている相手は「結局何が言いたいの？」「どうしてほしいの？」と困ってしまいます。忙しい相手の貴重な時間を奪ってしまうことにもなりかねません。

今回は相手にしっかり伝わり仕事がスムーズに進む「報告・連絡・相談」の際の、伝え方やまとめ方について考えていきましょう☺️

伝わる報告・相談の３つのコツ

ではどうすれば要点をまとめて分かりやすく伝えることができるのでしょうか❓大切なのは、話す前の「準備」です。いきなり話しかけるのではなく、少し準備をするだけで伝えやすさが格段に変わります。

まず一つ目のコツは「結論から話す」ことです。特に忙しい上司に報告や相談をする際は「〇〇の件で2点ご報告です」「〇〇について1点ご相談があります」と、まず用件を明確に伝えましょう。その上で「（結論として）〜という状況です」と話のゴールを先に示すことで、相手は「これから何についての話が始まるのか」を理解し、頭の中を整理しながら聞くことができます。

二つ目のコツは「事前に要点を整理しておく」ことです。伝えたいことがたくさんあって頭が混乱してしまう時は一度メモに書き出してみるのがおすすめです📝伝えたいことは何か、現状はどうなっているのか、自分はどうしたいのか、などを書き出すことで自分の考えが整理され、客観的に内容を見直すことができます。話している途中で「あれも言わなきゃ」と焦ることもなくなり落ち着いて話せるようになります。

そして三つ目のコツは「自分の意見や希望を添える」ことです。ただ「どうしたらいいですか？」と丸投げで質問するのではなく、「自分はこうしたいと考えていますがいかがでしょうか？」と、自分の考えや進めたい方向性を付け加えることが重要です。これにより相手はあなたがどこまで理解し何を考えているのかを把握でき、より具体的で的確なアドバイスをしやすくなります💬

例えば、資料作成を頼まれていて必要なデータが見つからない場面を想像してみましょう。

要領を得ない伝え方だと、「すみません、資料の件なんですがA社のデータを探しても見つからなくて、どうしましょうか…」となってしまいます。これでは相手は「探したってどういうこと？どこを探したの？代替案は考えたの？」とさらに質問を重ねなければなりません。

一方で、準備をした伝え方だと以下のようになります。

「お忙しいところ失礼します。資料作成の件で1点ご相談です。ご指示いただいたA社のデータですが共有フォルダ内を探しましたが見つかりませんでした。代替案として、類似しているB社のデータで作成を進めたいと考えているのですがこの方針でよろしいでしょうか？」

このように伝えれば相手は状況をすぐに理解でき、「それで進めてください」あるいは「〇〇さんに聞いてみてください」といった具体的な指示をすぐに出すことができます。

苦手なことも、練習すれば武器になる💪

当事業所の就職準備講座やビジネスマナー講座では、このような仕事をする上で欠かせないコミュニケーションの工夫やマナーを皆さんと一緒に学んでいます✍

忙しい相手にどうやって自分の気持ちや意見を簡潔に伝えるのか、業務の完了報告はどうすれば良いか、新しい仕事をもらう時はどんなことに気をつければ良いかなど、実際の職場を想定したロールプレイングを通じて対人関係のスキルを習得していきます。

初めから上手にできる人はいません！特に報告や相談が苦手だと感じている方は不安が大きいかもしれません。しかし苦手なことや初めてのことでも、安心できる環境でスタッフと一緒に経験を積み、練習を重ねることで少しずつ自信がついてきます。たくさん失敗しながら、自分なりのやり方を見つけてバージョンアップしていきましょう。

チャレンジドジャパン前橋センターでは、一人ひとりのペースに合わせたサポートを行っています。もし、コミュニケーションの取り方や働き方についてお悩みでしたらぜひ一度見学や体験にお越しください！スタッフ一同、心よりお待ちしています🙇‍♀️