地味だけど大事！郵送作業のウラ側📝郵送作業訓練で事務職への一歩を

月初めの恒例行事！実践的な郵送作業訓練のご紹介

こんにちは🌞就労移行支援事業所チャレンジドジャパン前橋センターです。

新しい月が始まると前橋センターでは恒例となっている訓練があります。それは関係機関の皆様へお送りする資料を準備する「郵送作業」です。こちらの作業は、実際の職場で行われる業務を想定した実践的なプログラムの一つです。今回は、多くの利用者さんが集中して取り組んでいる郵送作業の様子や、この訓練が就労にどう繋がっていくのかについてご紹介します。

チームで取り組む4つの工程

私たちが毎月発送しているのは当事業所の活動内容をご理解いただくための大切な資料です。事業所の顔ともいえるパンフレット、前橋センターの最近の出来事や訓練の様子をお伝えするセンター通信、そして翌月のプログラムが一目でわかる予定表の三種類をセットにしてお送りしています。

この郵送作業は大きく分けて四つの工程に分かれており、利用者さん一人ひとりが自分の得意なことや挑戦したいことに合わせて役割を分担し、チームで協力しながら進めていきます。

まず初めは「資料を組む」作業です。パンフレット、通信、予定表の三種類の資料を決められた順番通りに重ねて一部ずつセットにしていきます。単純な作業に見えますが、資料の順番を間違えたり入れ忘れたりすることがないよう高い集中力が求められます。

次に、組んだ資料を封筒に入れるための「三つ折り」作業です。ただ折るのではなく受け取った方が読みやすいように、また封筒にスムーズに収まるように紙の端をきれいに揃えて丁寧に折っていきます。手先の器用さや、物事を丁寧に進める姿勢が身につきます。

そして、三つ折りにした資料を封筒に入れ封をする「封入封緘」の作業が続きます。資料が中で折れ曲がらないように慎重に封筒に入れ、封が斜めにならないように最後まで気を抜かずに封をします。

最後の仕上げが「宛名シール貼り」です。印刷された宛名シールを定められた位置にまっすぐ、そして綺麗に貼り付けていきます。シールの向きが曲がっていたり、シワが寄ったりすると受け取った方への印象も変わってしまいます。会社の看板を背負って仕事をするという意識を育む大切な工程です。

丁寧さと正確さが信頼を築く💪

これらの資料は日頃から私たちの活動にご協力いただいている病院やクリニック、官公庁などの関連機関へお送りする非常に大切なものです。いわば事業所から皆様へのご挨拶状であり活動報告書でもあります。そのため作業の一つひとつを丁寧に行い、ミスなく完璧な状態でお届けすることが何よりも重要になります。

「資料の入れ忘れはないか」「違う種類の資料が混ざっていないか」「宛名と中身は合っているか」など、ミスを防ぐための確認作業は特に念入りに行います。一人が作業した後、別の人が再度チェックする「ダブルチェック」体制を敷くことでヒューマンエラーを最小限に抑える工夫をしています。この確認作業を通して、仕事における責任感や報告・連絡・相談の重要性を実践的に学ぶことができます。自分の作業に責任を持つこと、そして仲間と協力してミスを防ぐという経験はどんな職場でも必ず求められる重要なスキルです。

事務職への確かな一歩に

この郵送作業は官公庁や一般企業、病院の事務補助といった職種で実際に行われることの多い業務内容です。例えばお客様へのダイレクトメールの発送、取引先への請求書送付、会員向けの会報誌の発送など多くの企業で同様の作業が行われています。

そのため、この訓練に取り組むことは事務職としての就職を目指す方にとって非常に価値のある実務経験となります。作業の正確性やスピードはもちろんのこと、長時間座って集中力を維持する力、複数人で協力して一つの業務を完遂させる協調性など就職後に必ず役立つスキルを総合的に身につけることができます。単なる作業訓練としてではなく「もし自分がこの会社の社員だったら」と想像しながら取り組むことで、働くことへの意識もより一層高まっていきます。

前橋センターでは、随時事業所の見学やプログラムの体験利用を受け付けております。今回ご紹介した郵送作業の様子も実際に見ていただくことが可能です。ご興味をお持ちいただけましたらぜひお気軽にご連絡ください☺️スタッフ一同心よりお待ちしております❕