仕事のミスがグッと減るメモのコツ

こんにちは。就労移行支援事業所チャレンジドジャパン金沢文センターです。

皆さんは、お仕事で上司や先輩から指示を受ける際、どのように対応していますか？「はい、わかりました」と返事をするだけでなく、その内容を正確に記憶し、実行するためには「メモを取る」という行動が非常に重要になります。今回は、仕事の基本ともいえる「メモの取り方」について、その大切さと具体的なポイントをお伝えします。これを実践することで、仕事のミスを減らし、周囲からの信頼を得ることにも繋がりますので、ぜひ参考にしてみてください。

まずは準備から！いつでもメモできる環境を

仕事の指示は、会議室のような改まった場所だけで行われるとは限りません。廊下ですれ違った時や、自席で作業をしている最中など、予期せぬタイミングで声をかけられることも多々あります。そんな時、「すみません、メモとペンを持ってきます」と言って相手を待たせてしまうと、話の流れが途切れてしまったり、相手の時間を奪ってしまったりする可能性があります。

そうした事態を避けるためにも、メモ用のノートと筆記用具は、常に手の届く範囲に用意しておく習慣をつけましょう。デスクの上、あるいはすぐに取り出せる引き出しの中など、自分の定位置を決めておくと安心です。咄嗟にメモが取れる環境を整えておくだけで、指示の聞き漏らしを格段に減らすことができます。これが、正確な仕事をするための第一歩です。

何をメモする？押さえるべき基本情報

いざメモを取るとなった時、ただ言われたことを書き写すだけでは不十分な場合があります。後からメモを見返したときに「これ、いつ誰に言われたんだっけ？」と分からなくなってしまっては意味がありません。そうならないために、最低限、次の点を記録するよう心がけましょう。

それは、「指示を受けた日」「指示をしてきた人」「指示内容」です。

「指示を受けた日」を書いておくことで、タスクの発生時期が明確になり、優先順位を考える際の助けになります。「指示をしてきた人」を記録しておけば、後で不明点や疑問が生じた際に、誰に確認すればよいかが一目瞭然です。例えば、「A部長からの指示」というように、役職も一緒にメモしておくとより丁寧です。そして、最も重要なのが「指示内容」です。これをいかに正確に記録するかが、仕事の質を左右します。

「5W3H」で指示内容を整理する

指示内容をメモする際には、「5W3H」を意識すると、情報の抜け漏れを防ぎ、内容を構造的に理解しやすくなります。5W3Hとは、When（いつ・いつまでに）、Where（どこで）、Who（誰が・誰に）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）、How much（いくらで）、How many（どのくらい）という情報整理のフレームワークです。

全ての指示がこれらの要素を含んでいるわけではありませんが、話を聞きながら「この指示の期限はいつだろう？(When)」「この作業は何のためにやるのだろう？(Why)」「資料は何部必要なんだろう？(How many)」といったことを意識するだけで、メモの精度が格段に上がります。もし指示の中にこれらの情報が含まれていなければ、それは質問すべきポイントです。ポイントを押さえながらメモを取ることで、より具体的で実行可能なタスクとして落とし込むことができます。

指示の最後には必ず「復唱確認」を

メモを取り終えたら、それで終わりではありません。最後に「復唱して確認する」というプロセスを加えることが、ミスを防ぐ上で非常に効果的です。自分のメモを見ながら、「承知いたしました。〇〇の件ですが、△△という手順で、明日の午前中までに仕上げる、という認識でよろしいでしょうか？」というように、自分の言葉で要約して相手に確認しましょう。

このひと手間によって、自分の理解が正しいかどうかをその場で確認できます。もし認識にズレがあれば、すぐに修正してもらうことができます。また、指示した側も「内容が正しく伝わった」と安心することができます。この一手間を惜しまないことが、後々の大きな手戻りやトラブルを防ぎ、スムーズな業務遂行に繋がるのです。

メモで最も大切なこと

メモを取ることに慣れていないと、「きれいに書かなければ」「どのページに書こうか」など、書くこと自体に意識が向きすぎて、肝心の話の内容を聞き逃してしまうことがあります。しかし、メモの本来の目的を思い出してください。それは「情報を書きもらさず、後で自分が理解できるように記録すること」です。

字が汚くても、殴り書きでも構いません。まずは、重要なキーワードや数字、期限などを漏らさず書き留めることを最優先にしましょう。きれいに整理するのは、後で時間のある時に行うことができます。メモの本質は、見た目の美しさではなく、情報の正確性と網羅性にあるということを忘れないでください。

今回ご紹介したメモの取り方は、仕事を始めたばかりの方だけでなく、長く働いている方にとっても、改めて自身の業務を見直す良い機会になるはずです。当事業所では、こうしたビジネスマナーや仕事の進め方に関するトレーニングも行っています。ご興味のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。