もう電話は怖くない！自信がつく応対術電話応対の苦手、練習で自信に変えよう

事務職の壁？「電話応対」に自信が持てるビジネスマナー講座のご紹介

こんにちは。チャレンジドジャパン郡山センターです。

事務職の求人票を探していると、仕事内容の欄に「電話応対」という文字を見かけることはありませんか。「パソコン作業は得意だけれど、電話応対は少し苦手で…」と、応募をためらってしまった経験がある方もいらっしゃるかもしれません。顔が見えない相手とのコミュニケーションは、確かに緊張しますし、どう対応すれば良いか分からず不安に感じることもありますよね。

今回は、そんな電話応対への不安を自信に変える、チャレンジドジャパンのプログラム「ビジネスマナー講座」についてご紹介します。

会社の顔として信頼される電話応対のポイント

電話応対で最も大切な心構えは、「自分が会社の代表である」という意識を持つことです。あなたの声や話し方が、そのまま会社の印象に繋がります。相手に不快な思いをさせたり、迷惑をかけたりするような対応は避けなければなりません。

電話をかける際には、相手の都合を配慮することが基本です。例えば、始業直後や終業間際、お昼休憩の時間帯は避けるといった気遣いが大切です。また、伝えるべき内容を事前にメモにまとめておけば、慌てることなく簡潔かつ正確に用件を伝えることができます。

一方、電話を受ける場合は、まず明るくはきはきとした声で名乗ることを意識しましょう。そして、相手を長くお待たせしないよう、迅速な対応が求められます。聞き取ったお名前やご用件、連絡先などの重要な情報は、曖昧なままにせず、必ず復唱して確認することがミスを防ぐ鍵となります。こうした一つひとつの丁寧な対応が、相手からの信頼に繋がっていくのです。

実践練習で「わかる」から「できる」へ

チャレンジドジャパンのビジネスマナー講座では、まず電話応対全般に共通するマナーや言葉遣いを学びます。「恐れ入りますが」「少々お待ちください」といったクッション言葉の使い方や、尊敬語・謙譲語の正しい言い換えなど、基礎から丁寧に確認していきます。

知識を学んだ後は、いよいよ実践練習です。例えば、「運送会社に荷物の集荷を依頼する」「ハローワークの担当者と面談の日程調整をする」といった、就職活動や実際の業務で起こりうる身近な場面を想定して練習を行います。練習は一人きりで行うわけではありません。スタッフが相手役になったり、他の利用者さんとペアになったりしながら、ロールプレイング形式で進めます。練習中に分からなくなったことや、もっと良い言い方がないかなど、その場ですぐにスタッフや周りのメンバーに相談できる環境なので、安心して取り組むことができます。

講座での学びを実践の場で活かす「係活動」

チャレンジドジャパン郡山センターでは、講座で学んだスキルをさらに確かなものにするための機会として、「係活動」という取り組みを行っています。その中には、実際に事業所にかかってくる電話の一次対応を利用者さんが担当する「電話係」があります。

もちろん、いきなり一人で電話に出るわけではありません。まずはスタッフを相手に何度も練習を重ね、自信を持って対応できる状態になってから実践に臨みます。実際の電話では、相手のお名前や会社名、ご用件を正確に聞き取り、担当のスタッフへスムーズに取り次ぐまでが役割です。この経験を通して、講座で学んだ知識が「生きたスキル」へと変わっていきます。最初は緊張していた方も、回数を重ねるうちに落ち着いて対応できるようになり、大きな自信に繋がっています。

電話応対が「苦手」から「できること」、そして「強み」に変われば、応募できる求人の幅も広がり、就職への道がさらに開けていきます。

チャレンジドジャパンでは、今回ご紹介したビジネスマナー講座の他にも、ご自身の障がい特性への理解を深めるプログラムや、職場での円滑なコミュニケーションを学ぶ講座など、就職と就労継続に必要な様々なプログラムをご用意しています。

ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、見学や体験にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。