その文章、誤解されてない？伝わるコツ

こんにちは。就労移行支援事業所チャレンジドジャパン仙台長町センターです。

当事業所では、就職後に役立つ実践的なスキルを身につけるため、日々様々なプログラムに取り組んでいます。今回は、先日のビジネスマナー講座で取り上げた「テキストコミュニケーション」についてご紹介します。

現代ビジネスに必須のテキストコミュニケーション

皆さんは、仕事でチャットやメールを使う機会はありますか？近年、特にコロナ禍を経てリモートワークが普及したことにより、私たちの働き方は大きく変化しました。それに伴い、対面での会話だけでなく、文字でやり取りを行う「テキストコミュニケーション」の重要性が急速に高まっています。

これまでは、相手の表情や声のトーンから意図を汲み取ることができましたが、テキストだけのコミュニケーションでは、そうした非言語的な情報がありません。そのため、少しの言葉足らずや表現の違いが、意図しない誤解やトラブルに繋がってしまうことも少なくありません。だからこそ今、テキストコミュニケーションにも、相手への配慮に基づいたビジネスマナーが求められているのです。

伝わる文章を作成するためのポイント

今回のプログラムでは、相手に正確に、そして心地よく情報を伝えるための基本的なポイントを学びました。

一つ目は、一文を短く、簡潔に書くことです。長い文章は読むのに時間がかかり、相手の負担になってしまいます。また、文章が複雑になるほど、伝えたいことの要点がぼやけてしまいがちです。伝えたいことを一つずつ区切り、短い文章で構成することで、誰が読んでも分かりやすい内容になります。

二つ目は、結論や目的を先に書くことです。忙しいビジネスシーンでは、相手が何についての連絡なのかを瞬時に理解できることが大切です。最初に「〇〇の件でご相談です」「〇〇についてご報告いたします」といったように、用件を明確に提示することで、相手はその後の文章を読む心構えができ、スムーズな意思疎通が可能になります。

三つ目は、5W1Hを意識することです。「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」という要素を文章に含めることで、情報の抜け漏れを防ぎます。これを意識するだけで、相手から「それはいつのことですか？」「場所はどこですか？」といった追加の質問を受ける回数が減り、お互いの時間と手間を省くことができます。

実践演習でスキルを定着させる

これらのポイントを確認した後は、学んだ知識を実際に使ってみる演習を行いました。今回は、上司へのビジネスチャットの文章を一人一人に作成してもらいました。実際にやってみることで定着を図ることができます！

まとめ

テキストコミュニケーションは、今やビジネスシーンにおいて電話や対面と同じくらい重要なコミュニケーション手段となっています。時間や場所を選ばずに連絡できる、記録が残るといったメリットがある一方で、感情が伝わりにくく誤解を生みやすいというデメリットも存在します。これらの特性をよく理解し、今回学んだようなポイントを押さえて活用していくことが、円滑な人間関係と仕事の効率化に繋がります。

当事業所では、このように時代の変化に合わせた実践的なスキルを身につけるためのプログラムを多数ご用意しています。ご興味のある方は、ぜひ一度見学・体験にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。