結論から書くだけ！伝わる文章術結論から書く、伝わる文章の基本

就職後に役立つ！テキストコミュニケーションの基本とは？

こんにちは。チャレンジドジャパン立川センターです。

今回は、当センターで実施している就職準備セミナーの中から、「テキストコミュニケーション」をテーマにした講座についてご紹介します。

皆さんは、「テキストコミュニケーション」という言葉を聞いたことはありますか？ビジネスシーンでますます重要になっているこのスキルについて、一緒に学んでいきましょう。

コミュニケーションは、その手段によって大きく二つの種類に分けることができます。

一つは、話し言葉、つまり口頭で行う「会話によるコミュニケーション」です。これには、職場での対面での会話や会議、お客様との電話応対、最近ではオンラインでのミーティングなども含まれます。声のトーンや表情、ジェスチャーなども含めて情報を伝えるのが特徴です。

そしてもう一つが、書き言葉、つまり文字によって行う「テキストによるコミュニケーション」です。文字や文章のことを英語で「テキスト」と呼ぶことから、このように言われています。

テキストコミュニケーションの具体的な例としては、ビジネスで頻繁に使われるメールやチャットツール、業務報告書などの文書作成が挙げられます。プライベートでは、LINEなどのメッセージアプリや手紙などもこれにあたります。

特に、コロナ禍を経て在宅勤務やリモートワークを導入する企業が飛躍的に増えました。それに伴い、遠隔地にいる同僚や上司とのやり取りでは、チャットやメールといったテキストコミュニケーションが、かつてないほど主要な連絡手段となっています。このような社会の変化を背景に、近年ではコミュニケーション能力の中でも特に、「テキストコミュニケーション」におけるビジネスマナーやスキルが、働く上で不可欠なものとして求められるようになってきているのです。

分かりやすい文章にするためのポイント

ポイントは、まず「結論」を最初に伝えることです。ビジネスコミュニケーションの基本として、報告や連絡ではまず最も伝えたい結論（「遅刻をします」など）から書き始めます。そうすることで、受け手は瞬時に状況を理解し、その後の対応を考えることができます。その次に、「なぜ遅刻するのか」という理由（体調不良で病院へ行くこと）を簡潔に説明します。

また、遅刻の連絡をする際は、「遅刻します」という事実だけでなく、可能であれば「何時ごろに出社できそうか」という見込みを伝えるのがビジネスマナーです。しかし、今回の例のように、病院が混雑していて時間が読めない場合もあります。そのような時は、「診察終了後にまた連絡します」というように、次にいつ連絡をするのかを明確に伝えることが重要です。これにより、報告を受けた側も安心して次の連絡を待つことができます。

このように、テキストコミュニケーションには、相手に意図を正確かつスムーズに伝えるための、いくつかの大切なポイントがあります。

チャレンジドジャパン立川センターの講座では、今回ご紹介した遅刻の連絡以外にも、業務の報告や上司への相談、他部署への依頼など、仕事で遭遇する様々な場面を想定したテキストコミュニケーションの練習を行っています。分かりやすい文章を作成するスキルは、練習を重ねることで着実に身につけることができます。

講座の見学も随時受け付けておりますので、ご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。