仕事の困ったはメモで解決！仕事のミスが減るメモの取り方

仕事の「困った」を解決する！メモを取る習慣とコツ

新しい仕事を始めたり、新しい業務を教わったりするとき、「一度にたくさんのことを言われて覚えきれない」「指示されたことを忘れてしまい、ミスにつながってしまった」という経験はありませんか。誰にでも起こりうることですが、このような状況が続くと、自信を失ってしまったり、働くこと自体が不安になったりすることがあります。

実は、こうした「困った」状況を解決するための、シンプルで非常に効果的な方法があります。それが「メモを取る」ことです。今回は、仕事をする上でなぜメモが重要なのか、そして、どのようにメモを取れば効果的なのかについて、改めて考えていきたいと思います。

仕事におけるメモの重要性

「メモを取るなんて当たり前」と感じる方もいるかもしれません。しかし、その重要性を意識することで、仕事への取り組み方が大きく変わってきます。

人間の記憶には限界があります。特に、緊張している場面や、複数の指示を同時に受ける場面では、すべてを正確に記憶しておくことは困難です。メモは、私たちの記憶を補うための、いわば「外部記憶装置」の役割を果たしてくれます。指示された内容や手順を書き留めておくことで、聞き漏らしや勘違いを防ぎ、業務の正確性を格段に高めることができます。

また、メモは後から見返すことができるという大きな利点があります。一度教わったことでも、いざ実践しようとすると「あれ、この次は何をするんだっけ？」と不安になることがあります。そんなとき、メモがあればすぐに確認でき、同じ質問を何度も繰り返す必要がなくなります。これは、自分の作業効率を上げるだけでなく、教えてくれる上司や先輩の時間を奪わずに済むという点でも重要です。

さらに、メモを取るという行為そのものが、相手に対して「あなたの話を真剣に聞いています」という姿勢を示すことにもつながります。一生懸命にメモを取る姿は、仕事に対する意欲の表れと受け取られ、周囲からの信頼を得やすくなるでしょう。メモは、単なる記録ツールではなく、円滑なコミュニケーションと信頼関係を築くための大切なツールでもあるのです。

上手なメモの取り方、3つのコツ

ただ、やみくもにメモを取れば良いというわけではありません。「メモを取ったのに、後から見返したら何が書いてあるか分からなかった」という経験がある方もいるのではないでしょうか。ここでは、仕事で役立つメモの取り方のコツをご紹介します。

まず大切なのは、いつでもメモが取れる状態に準備しておくことです。いざメモを取ろうとしたときに、手元にメモ帳や筆記用具がなければ意味がありません。常にポケットに小さなメモ帳とペンを入れておく、デスクの上にはすぐに開ける状態でノートを置いておく、パソコンでの作業が中心ならデスクトップにメモアプリのショートカットを置いておくなど、「メモを取る」という行動をすぐに起こせる環境を整えておきましょう。この準備が、メモを取る習慣をつけるための第一歩となります。

次に、話のすべてを書き留めようとせず、要点のみをメモすることです。話を聞きながら一言一句書き取ろうとすると、書くことに必死になってしまい、肝心の話の内容が頭に入ってこなくなります。メモは議事録ではありません。後で自分が見返して内容を思い出せることが目的なので、重要なキーワードや数字、日時、担当者名などを中心に書き留めることを意識しましょう。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」といったポイントを念頭に置くと、要点をつかみやすくなります。

そして最後に、そのメモを「見返して分かる」ように工夫することです。走り書きしたメモは、時間が経つと自分でも解読できなくなることがあります。可能であれば、少し時間ができたときに、メモを清書したり、補足情報を書き加えたりする時間を作りましょう。また、その時点で分からなかったことや疑問に思ったことをメモに書き出し、忘れないうちに質問して解決しておくことも重要です。色ペンを使って重要度ごとに色分けをしたり、記号を使ったりするのも、後から見返したときに分かりやすくするための良い方法です。メモは、取って終わりではなく、活用して初めてその価値が生まれます。

チャレンジドジャパンで「メモ力」を身につけよう

ここまでメモの重要性やコツについてお伝えしてきましたが、「頭では分かっていても、実践するのは難しい」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。

チャレンジドジャパンでは、日々の訓練を通して、こうした「働く上で必要なスキル」を実践的に身につけていくことができます。もちろん、メモの取り方もその一つです。

例えば、ビジネスマナー講座の中でメモの取り方の基本を学んだり、スタッフからの指示を聞いてメモを取る練習をしたりする機会が豊富にあります。また、グループワークでは、他の利用者さんの意見を聞いて要点をまとめる練習もできます。

大切なのは、ただ練習するだけでなく、フィードバックをもらえる環境があるということです。自分が取ったメモをスタッフに見てもらい、「この部分はもっと具体的に書いた方がいいね」「この記号は分かりやすいね」といった客観的なアドバイスを受けることで、自分では気づかなかった改善点が見つかります。

就労移行支援事業所は、いわば「失敗しても大丈夫な練習の場」です。実際の職場でいきなり完璧にこなすのは難しいことでも、事業所で何度も練習を重ねることで、自信を持って実践できるようになります。

メモを取るスキルは、一度身につければ、どんな仕事においてもあなたを助けてくれる強力な武器になります。チャレンジドジャパンで、私たちと一緒に、就職に向けた「確かなスキル」を一つひとつ身につけていきませんか。ご興味のある方は、ぜひ一度、見学・ご相談にお越しください。