そのチャット、誤解されてない？伝わる文章のコツ相手を思いやる分かりやすい文章のコツ

##チャレンジドジャパンの講座をご紹介！仕事の基本「ビジネスマナー講座」

こんにちは、チャレンジドジャパンです。就職を目指して日々訓練に励む中で、「社会人としてきちんと振る舞えるだろうか」「職場の人間関係をうまく築けるだろうか」といった不安を感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。そうした不安を解消し、自信を持って社会に出るために欠かせないスキルが「ビジネスマナー」です。

ビジネスマナーと聞くと、少し堅苦しいイメージがあるかもしれません。しかし、これは単なる形式的なルールではなく、一緒に働く人たちと気持ちよく仕事を進めるための知恵であり、思いやりです。ビジネスマナーが身についていると、相手を不愉快な気持ちにさせることなく、スムーズなコミュニケーションが取れるようになります。その結果、相手との信頼関係が築きやすくなり、報告や連絡、相談といった業務上のやり取りも円滑に進みます。コミュニケーションがスムーズになれば、仕事の効率も自然と上がり、職場全体の生産性向上にも繋がります。このように、ビジネスマナーは社会人として仕事を進める上で、非常に大切な土台となるスキルなのです。

今回は、チャレンジドジャパンで実施している数ある講座の中から、特に人気の高い「ビジネスマナー講座」について、その内容の一部をご紹介します。今回のテーマは「テキストコミュニケーション」です。

##円滑な仕事に繋がるテキストコミュニケーション

コミュニケーションには、その手段によって大きく分けて二つの種類があります。一つは、対面での会話や電話、オンライン会議など、声に出して言葉を交わす「会話によるコミュニケーション」です。もう一つは、メールやビジネスチャット、LINE、各種文書など、文字を使って情報を伝える「テキストによるコミュニケーション」です。近年は働き方の多様化も進み、職場での連絡手段としてテキストを用いる機会がますます増えています。

声のトーンや表情でニュアンスを伝えられる会話と違い、文字だけのやり取りは、少しの言葉足らずが誤解や手戻りを生んでしまうこともあります。だからこそ、相手に正しく、分かりやすく伝える技術が求められるのです。

それでは、ここからは業務の連絡をチャットで送るという場面を想定して、具体的な例を見ながら考えていきましょう。悪い例と良い例をそれぞれご紹介しますので、どこが違うのか、なぜ印象が変わるのかを見比べてみてください。

悪い例：さっきYさんから明日の件で連絡がありましたので、ご確認をお願いします。

良い例：11時頃、株式会社○○のYさんからお電話がありました。明日の打ち合わせの時間を変更したいとのことです。メールも送っているそうなので、ご確認をお願いします。

##相手を思いやる「分かりやすさ」が鍵

二つの例を見比べて、いかがでしたでしょうか。違いを見つけられましたか。

悪い例のメッセージは、「明日の件」としか書かれていないため、受け取った側は一体何のことなのかをすぐに理解することができません。もしかしたら、他の誰かとの別の約束を思い出そうとしたり、何の件だったかを確認するために送り主に聞き返したりする必要があるかもしれません。これでは、かえって相手に余計な手間をかけさせてしまいます。

一方で良い例では、「いつ」「誰から」「どのような内容の」連絡があったのかが具体的に書かれています。さらに「メールも送っている」という補足情報があることで、受け取った側は次に何をすればよいかが明確に分かります。このように、少し情報を付け加えるだけで、相手は状況を正確に把握し、スムーズに行動に移すことができるのです。これがテキストコミュニケーションにおける「分かりやすさ」であり、相手への配慮に繋がります。

チャレンジドジャパンのビジネスマナー講座では、今回ご紹介したようなテキストコミュニケーションのポイントの他にも、状況に応じた敬語の使い方や、ビジネスメールの基本構成、相手に配慮したクッション言葉の使い方など、実践的ですぐに役立つスキルを幅広く学ぶことができます。講座はグループワーク形式で、他の利用者さんと意見交換をしながら楽しく学べるのも特徴です。

就職する上で必要不可欠なビジネスマナーを基礎からしっかりと身につけ、自信を持って働くための一歩を踏み出してみませんか。講座の見学や体験も随時受け付けておりますので、ご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。