未経験でも大丈夫！事務職の基本スキルを学ぶ３つの訓練

こんにちは。就労移行支援事業所のスタッフです。

就職を目指す方々から人気の高い職種の一つに「事務職」があります。その中でも、会社の様々な部署をサポートする「事務補助職」は、未経験からでもチャレンジしやすく、多くの方が目標として掲げています。今回は、当事業所で事務補助職を目指すために行っている具体的な訓練内容の一部をご紹介します。

書類を正確に整理する「ファイリング訓練」

オフィスでは、毎日たくさんの書類が発生します。請求書や納品書、会議の資料など、その種類は様々です。これらの書類をルールに沿って整理し、必要な時に誰でもすぐ取り出せるようにしておくことは、事務の仕事の基本であり、業務全体の効率を大きく左右します。ファイリング訓練では、まず指定された書類を、決められた種類や順番通りにファイルへ綴じていく練習をします。例えば、「この書類は日付順に、こちらのファイルは五十音順に」といった指示を正確に理解し、作業を進める力が求められます。この地道な作業を通して、書類を的確に分類・仕分けするスキルを身に着けることができます。応用として、ファイルに綴じた後に、見出しとなるインデックスシールを貼る訓練も行います。どの書類がどこにあるか一目でわかるように、シールをまっすぐ綺麗に貼ったり、見やすい文字で見出しを書いたりする作業は、丁寧さや手先の巧こうち性せいを高めることにも繋がります。

紙からデータへ「スキャン訓練」

近年、多くの企業でペーパーレス化が進んでおり、紙の書類をデジタルデータとして管理することが一般的になっています。そこで重要になるのが、スキャナーを使って書類を読み込み、PDFなどのデータに変換するスキルです。スキャン訓練では、書類をスキャナーで読み込み、パソコン上にデータとして保存する一連の流れを学びます。まずはスキャナーの操作方法から理解を深めます。書類の向きやサイズを正しくセットし、カラーか白黒か、解像度はどのくらいにするかなど、目的に応じた設定を行います。スキャンした後は、そのデータを適切に管理する練習も欠かせません。「20240521_見積書_A社」のように、後から探しやすいファイル名を付けるルールを学び、決められたフォルダに保存します。この訓練を通じて、オフィスで必須となりつつあるスキャナーの操作を習得し、パソコンでの基本的なデータ管理能力を養うことができます。

正確さとスピードが鍵「名刺入力訓練」

営業担当者が交換してきた名刺は、会社にとって大切な資産です。この名刺に書かれた情報を、顧客管理リストなどの決められたフォーマットへ正確に入力していくのも、事務補助の大切な仕事の一つです。名刺入力訓練では、たくさんの名刺に記載されている会社名、氏名、住所、電話番号といった情報を、ひたすらパソコンで入力していきます。一見単純な作業に思えるかもしれませんが、正確性とスピードの両方が求められます。入力ミスがあれば、後々お客様に連絡が取れないといったトラブルに繋がりかねません。そのため、高い集中力を保ちながら、迅速にキーボードを打つ練習を繰り返します。この訓練は、タイピングの正確性とスピードを向上させる絶好の機会です。正確なデータ入力のスキルは、どのような事務の職場でも必ず役立つ実践的な力となります。

今回ご紹介した訓練は、事務補助職の業務のほんの一部です。当事業所では、これらの実践的な訓練を通して、個々のスキルアップを図ることはもちろん、集中力を持続させる力や、ミスなく丁寧に作業をやり遂げる力といった、働く上で不可欠な素養も育んでいきます。ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、見学にいらしてみませんか。
スタッフ一同お待ちしております。

見学・体験お待ちしています。