電話対応のコツ伝授！好印象を与える話し方練習しませんか？

就労移行支援で学ぶ電話のかけ方：相手を思いやる第一歩

電話対応は、ビジネスシーンにおける基本中の基本。就職活動はもちろん、就職後もあらゆる場面で必要となる重要なスキルです。スムーズで丁寧な電話対応は、相手に好印象を与え、ビジネスを円滑に進めるための大きな力となります。前橋センターでは、電話対応に不安を感じている利用者様に向けて、実践的なトレーニングを実施しています。今回は電話をかける際のポイントをいくつかご紹介しましょう。

要件は手短に、時間を意識した電話対応

電話をかける前に、まず大切なのは「要件を簡潔にまとめること」です。伝えたい内容を事前に整理しておけば、相手に要点を絞って伝えることができます。ダラダラと話してしまうと、相手の時間を奪ってしまい、忙しいビジネスシーンでは特に迷惑をかけてしまう可能性があります。例えば、前橋センターの利用者様であるTさんは、以前電話で要件を伝えるのに苦労していました。しかし、職員との練習を通して、事前にメモを取る習慣を身につけ、伝えたいことを簡潔にまとめられるようになりました。

加えて、電話をかける時間帯にも配慮が必要です。一般的に、始業直後や終業間際は避けるのがマナー。相手が業務に集中できる時間帯に電話をかけることで、スムーズなコミュニケーションにつながります。緊急時を除き、お昼休憩の時間帯も避けるようにしましょう。相手の状況を想像し、適切な時間帯を選ぶことが大切です。

事前の準備でスムーズな電話対応を

電話をかける前に、伝えたい情報をまとめておくことも重要です。必要な書類や資料を事前に準備しておけば、相手からの質問にもスムーズに答えることができます。「あの…えっと…」と口ごもってしまうと、相手に不安感を与えてしまう可能性も。落ち着いて対応できるよう、事前の準備を徹底しましょう。前橋センターでは、電話対応のロールプレイングを通して、こうした実践的なスキルを身につけるためのサポートを行っています。

明るい声と丁寧な言葉遣いで好印象に

電話対応で最も重要な要素の一つが「声」です。明るくハキハキとした声で話すことで、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションにつながります。前橋センターでは、発声練習を取り入れ、自信を持って話せるようサポートしています。また、言葉遣いにも気を配りましょう。丁寧な言葉遣いは、相手に敬意を払い、良好な関係を築くための基本です。

電話の切り方にもマナーあり

意外と忘れがちなのが、電話を切る際のマナーです。電話を切る際は、相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置くのが基本です。ガチャ切りは相手に不快感を与えてしまうため、絶対に避けましょう。前橋センターの職員Sさんは、利用者様によく「電話は相手への思いやり」と伝えています。電話をかける際から切る際まで、相手への配慮を忘れないことが大切です。

前橋センターで電話対応スキルを磨きましょう

前橋センターでは、電話対応に関する様々なトレーニングをご用意しています。ロールプレイングや模擬面接などを通して、実践的なスキルを身につけることができます。電話対応に不安を感じている方、就職活動に向けてスキルアップを目指したい方は、ぜひお気軽にご相談ください。