苦手な電話応対、挑戦したら自信になった話

こんにちは。チャレンジドジャパン海老名センターです。

当センターでは、日々の訓練の一環として、利用者の方々が主体的に取り組む「係活動」を実施しています。この活動は、与えられた役割に対して責任をもって業務を遂行することや、スタッフや他の利用者の方への報告・連絡・相談を適切に行うことなど、社会人として、そして組織の一員として働くうえで不可欠となる基礎的な力を養うことを目的としています。就職後の職場でスムーズに業務に適応し、安定して働き続けるための大切な実践の場となっています。

電話応対係の取り組み

数ある係活動の中から、今回は「電話応対係」をご紹介します。電話応対係は、事業所にかかってきた外部からのお電話に対応し、ご用件を正確に確認したうえで、担当のスタッフへ取り次ぐという重要な役割を担っています。電話でのやり取りは、対面でのコミュニケーションとは異なり、相手の表情や身振りが見えないため、声のトーンや丁寧な言葉遣いがより一層重要になります。また、相手のお話に集中し、内容を正確に聞き取る力も求められます。会社の「顔」とも言える電話応対は、ビジネスマナーの基本であり、信頼関係を築く第一歩です。

実際に電話応対係を担当している利用者の方に、活動を通して感じたことや学んだことについて、詳しくお話を伺いました。

利用者インタビュー：苦手なことへの挑戦

Q．電話応対係を担うことになった きっかけを教えてください。

A．もとから電話応対に苦手意識がありました。しかし、選考に応募する企業の仕事内容に電話応対があり、業務として対応が可能かどうか、必要な配慮はあるかを明確に答えるために係活動に取り組みだしました。結果的に、不得意なことへ挑戦や練習をしていることのアピールにもなりました。

ご自身の課題と向き合い、それを克服しようと自ら挑戦する姿勢は、就職活動においても高く評価されるポイントです。

Q．意識していることはなんですか？

A. 落ち着いて聞き取りやすい速度やボリュームで話す、所属・名前を確実にメモすることです。

基本的なことですが、これらを常に意識して実践することが、相手に安心感を与え、円滑なコミュニケーションにつながります。

Q. 係活動を通して、気持ちの変化はありましたか？

A. 咄嗟の受け答えは不得意ですが、メモやマニュアルがあれば簡単な対応までは可能だと分かりました。

この気づきは、ご自身の得意なことと苦手なことを客観的に理解し、どのような工夫やサポートがあれば業務を遂行できるのかを具体的に把握する上で、非常に大きな一歩です。

Q．「うれしかった」と感じたことがあれば教えてください。

A. 複数の職員から話す速度や声量について良い評価をいただいたときです。

日々の努力が認められ、他者から評価される経験は、大きな自信と次へのモチベーションになりますね。

Q．「難しい」と感じたことは何か、またその時はどうしたか教えてください。

A. 相手の話す速度が速く聞き取れないことがあったときは難しく感じました。そのときは、もう一度、所属やお名前をお伺いし、復唱しながら書き取るようにしました。

困難な状況に直面した際に、慌てずに自分で工夫して乗り越えようとする姿勢は、実際の仕事の現場でも必ず役立つ問題解決能力です。

Q．係活動を通して、身についたと感じる力は何ですか？

A.　・外線電話の対応力

・咄嗟に話すこと

・相手に伝わりやすい速度や声量で話すこと　です。

Q.就労に向けて役立ちそうだと感じることはありますか？

A. 　主に3つあります。

・電話応対、特に外線の経験として実績になる

・普段から適切な速度や声量を意識して話すことで、面接時の緊張したなかでも同じように話せる

・就職先で電話応対が可能かどうか、理由を交えて答えられる

訓練で得た具体的なスキルや経験が、就職活動における自己PRや、就職後の業務遂行に直結するという実感を得られているようです。

Q．今後の目標があれば教えてください

A.就職が決まった職場では、現時点で電話応対はないと説明は受けました。しかし、電話応対で培った丁寧で真摯な回答や話す速度・声量は仕事上でのやり取りでも活かせると考えています。そのため、上司との報連相時は聞き取りやすい速さや声の大きさを意識し、今後電話応対業務を担うことになった際には、係で学んだことを活用して取り組みたいです。

まとめ

電話応対は、相手の話を注意深く聞き、その内容を正確に把握し、関係者へ伝えるという、コミュニケーションの基本が詰まった大切な業務の一つです。インタビューに答えてくださった方のように、最初は苦手意識があったとしても、日々の訓練を重ねることで着実にスキルを身につけ、自信へとつなげることができます。チャレンジドジャパン海老名センターでは、職員がすぐそばでサポートしますので、安心して挑戦いただける環境を整えております。

当センターでは、こうした係活動を通して、一人ひとりが自分の課題と向き合い、就職後にも役立つ実践的なスキルを身につけられるよう取り組んでいます。

ご興味を持たれた方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。見学・体験も歓迎しております！