脱・電話ニガテ！実践と講座で学ぶ電話対応

こんにちは、チャレンジドジャパン金沢文庫センターです。

日々の生活の中で、スマートフォンを使って友人や家族と電話で話す機会は多いと思います。相手も知っている人なので、気軽に話せますし、特に緊張することもないでしょう。しかし、これが「仕事の電話」となると、少し事情が変わってきます。今回は、就職を目指す上で大切なスキルの一つである「電話対応」について、金沢文庫センターでの取り組みを交えながらお話しします。

普段の電話とビジネスの電話の違い

皆さんが普段スマートフォンで受ける電話は、そのほとんどが登録している友人や家族からのものではないでしょうか。誰からかかってきたか一目で分かり、用件もある程度予測がつくため、安心して出ることができます。言葉遣いも普段通りの親しい話し方で問題ありません。

一方、事業所や会社にかかってくる電話は全く異なります。相手は取引先企業の方であったり、関係機関の職員の方であったり、あるいはサービスについて問い合わせをしたいと考えているお客様かもしれません。誰から、どのような用件でかかってくるか分からない状況で、会社の代表として電話に出ることになります。そこでは、普段の話し方とは違う、丁寧で適切な言葉遣い、つまりビジネスマナーが求められるのです。

ビジネス電話対応の難しさとは

ビジネスの電話対応がなぜ難しいと感じるのでしょうか。その理由の一つに、聞き慣れない言葉を正確に聞き取る必要がある点が挙げられます。例えば、「株式会社〇〇、営業部の△△と申します」といったように、初めて聞く企業名や部署名、お名前を一度で正確に聞き取り、メモを取らなければなりません。もし聞き間違えてしまったり、メモが不正確だったりすると、担当者へ正しく取り次ぐことができず、会社全体の信用に関わってしまう可能性もあります。

また、適切な敬語を使うことも重要です。相手を敬う「尊敬語」、自分をへりくだる「謙譲語」を状況に応じて使い分ける必要があります。保留や転送といった電話機の操作も、相手を待たせないようにスムーズに行わなければなりません。こうした一つひとつの対応が、会社の印象を左右するのです。最初は誰でも戸惑い、緊張してしまうのが当然です。

金沢文庫センターでの実践的な電話対応訓練

チャレンジドジャパン金沢文庫センターでは、希望される利用者さんに、実際にかかってくるお電話の一次対応をお願いしています。もちろん、いきなり一人で対応するわけではありません。すぐそばにスタッフがいて、どのように対応すればよいかサポートしますので、安心してチャレンジすることができます。

かかってくる電話は、企業や役所からだけでなく、見学を希望される方からのお問い合わせなど様々です。最初は緊張しながら受話器を取っていた方も、回数を重ねるうちに、落ち着いて相手の話を聞き、用件を正確にメモし、担当者へ取り次ぐことができるようになっていきます。この「できた」という経験の積み重ねが、大きな自信につながっていきます。実践を通して、本番の職場で役立つ生きたスキルを身につけることができるのが、この訓練の大きな特徴です。

講座でしっかりと基礎から学ぶ

実践だけでなく、電話対応の基礎を知識としてしっかり学びたいという方もいらっしゃるでしょう。チャレンジドジャパンでは、定期的に「ビジネスマナー講座」を開催しています。この講座の中では、電話対応もテーマとして取り上げています。電話の受け方やかけ方の基本的な流れ、正しい敬語の使い方、伝言メモの書き方などを、テキストやロールプレイングを通して体系的に学ぶことができます。実践での経験と、講座での学習を組み合わせることで、より深く理解し、スキルを定着させることが可能です。

電話対応は、多くの職場で求められる基本的なビジネススキルです。このスキルに自信が持てるようになると、就職活動の面接でアピールできるだけでなく、就職後もスムーズに業務に入っていくことができるでしょう。

チャレンジドジャパン金沢文庫センターでは、日々の訓練を通して、皆さんの「働きたい」という気持ちをサポートしています。電話対応に不安がある方、ビジネスマナーを基礎から学びたい方、ぜひ一度見学・体験にいらっしゃいませんか。スタッフ一同、心よりお待ちしております。ご興味のある方は、お気軽にご連絡ください。