段取りで差がつく！オンライン会議をスムーズに進める準備と振る舞い

こんにちは。就労移行支援事業所チャレンジドジャパン北上センターです。

私たちの働き方やコミュニケーションの方法は、ここ数年で大きく変化しました。特に、インターネットを活用したオンラインでの会議や面談は、多くの企業で導入され、今や当たり前の光景となっています。就職活動における面接や、就職後の業務報告、打ち合わせなど、様々な場面でオンラインでのやり取りが求められるようになりました。皆さまの中にも、「これから使う機会が増えそうで不安」「マナーがよく分からない」と感じている方がいらっしゃるかもしれません。今回は、そんなオンラインミーティングの基本について、改めてご紹介いたします。

オンラインミーティングとは？

オンラインミーティングとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末とインターネット環境を利用して、場所を問わずに参加できる会議や面談のことです。参加者はそれぞれ別の場所にいながら、専用のツールを使って、音声での会話はもちろん、カメラを通じてお互いの顔を見ながらコミュニケーションを取ることができます。さらに、自分のパソコン画面に表示している資料を他の参加者にも共有する「画面共有」という機能を使えば、全員が同じ資料を手元で確認しながら、スムーズに話を進めることが可能です。これにより、対面での会議と遜色のない、質の高いコミュニケーションが実現できます。

オンラインミーティングのメリット

オンラインミーティングには多くのメリットがあります。まず、移動にかかる時間や交通費といったコストを大幅に削減できる点です。これまで遠方で参加が難しかった会議や研修にも、自宅から気軽に参加できるようになりました。これは、時間や費用を節約できるだけでなく、移動に伴う身体的な負担の軽減にも繋がります。また、移動時間が不要になるため、参加者全員のスケジュールを合わせやすく、対面に比べて日程調整がしやすいという利点もあります。急な打ち合わせにも対応しやすく、スピーディーな情報共有や意思決定が可能になるため、多くの企業で活用が進んでいます。

知っておきたい！オンラインミーティングの基本マナー

便利で効率的なオンラインミーティングですが、対面とは少し異なるマナーが存在します。円滑なコミュニケーションのためにも、基本的なマナーを身につけておくことが大切です。

まず、カメラは原則としてONにしましょう。顔が見えることで表情や反応が伝わり、相手に安心感を与え、よりスムーズな意思疎通が図れます。背景には私生活が垣間見えるものが映り込まないよう、壁を背にする、バーチャル背景機能を利用するなどの配慮をすると良いでしょう。また、顔が暗く映らないように、照明の位置にも気を配ることが大切です。

次に、自分が発言する時以外はマイクをミュートにしておくのが基本です。咳払いやキーボードの打鍵音、周囲の生活音などが意図せず入ってしまうのを防ぎ、発言者の声がクリアに聞こえる環境を保つための配慮です。発言したい時は、ミュートを解除してから話し始めましょう。

発言する際は、いつもより少し「ゆっくり・はっきり・丁寧に」話すことを心掛けましょう。通信環境によっては音声が途切れたり、不明瞭になったりすることがあります。相手が聞き取りやすいように意識することが、オンラインでのコミュニケーションではより一層重要になります。

そして、可能であればイヤホンの使用をおすすめします。スピーカーから出た音をマイクが拾ってしまい、不快な音が発生する「ハウリング」という現象を防ぐことができます。また、周囲の雑音を遮断し、相手の声に集中しやすくなるというメリットもあります。

これからの時代に求められるスキル

今後も、社会のデジタル化はさらに進み、オンライン上でのやり取りはますます増えていくと考えられます。リモートワークや在宅勤務といった多様な働き方が広がる中で、オンラインミーティングを円滑に進めるスキルは、職種を問わず必須のものとなるでしょう。画面越しのコミュニケーションであっても、相手への敬意や配慮を忘れないビジネスマナーが求められることに変わりはありません。オンラインでのマナーを身につけておくことは、自身の可能性を広げる上でも非常に重要です。

チャレンジドジャパン北上センターでは、今回ご紹介したようなオンラインミーティングの基本操作から、実践的なビジネスマナーまでを学べる講座を実施しています。ツールの使い方に慣れるための練習や、模擬面接などを通じて、自信を持ってオンラインでのコミュニケーションに臨めるよう、スタッフが一人ひとりを丁寧にサポートします。

ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、見学・体験にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。