書類整理で集中力と正確性を養う

事務職への第一歩！ファイリング訓練のご紹介

こんにちは。チャレンジドジャパン仙台長町センターです。

日々の訓練の中から、今回は事務職を目指す上で欠かせないスキルを身につけることができる「ファイリング」の職業訓練についてご紹介します。

「ファイリング」と聞くと、単純な作業だと思われるかもしれませんが、実はオフィスワークの基本が詰まった非常に重要な訓練です。安定して仕事を続けるために必要な多くの力を、この訓練を通して養うことができます。

ファイリング訓練の具体的な内容

ファイリング訓練とは、簡単に言うと「書類の整理整頓」です。

実際のオフィスで発生するような、様々な種類の書類を扱います。例えば、日付や取引先名が記載された伝票、請求書、納品書などを想定した模擬書類を使用します。

訓練では、まずこれらの書類を指示されたルールに従って分類していきます。「A社の書類」「B社の書類」といった会社ごとに分けたり、「請求書」「領収書」といった書類の種類ごとに分けたりします。

次に、分類した書類の束を、時系列や五十音順など、定められた順番に並べ替えます。そして最後に、それらを一つのファイルに順番通りに、丁寧に綴じていくのが一連の流れです。

一見すると地味な作業に思えるかもしれませんが、この一連の流れを正確に行うことが、事務の仕事では非常に大切になります。書類は会社の財産であり、必要な時にすぐに取り出せるように整理されていることが、業務の効率を大きく左右するからです。

ファイリング訓練を通して身につく力

このファイリング訓練を継続して行うことで、就職後に役立つ様々なスキルを身につけることができます。

最も重要なのが「集中力」と「正確性」です。

大量の書類を扱う中で、記載されている日付や数字、会社名などを一枚一枚確認していく作業は、高い集中力を必要とします。少しでも気を抜くと、順番を間違えたり、違う種類の書類を混ぜてしまったりする可能性があります。たった一枚のミスが、後々の大きなトラブルに繋がることもあるため、細部にまで注意を払い、正確に作業を完了させる力が求められます。

また、この訓練を繰り返し行うことで「安定性」が身につきます。初めは時間がかかったり、ミスが多かったりするかもしれません。しかし、何度も反復練習を重ねることで、作業手順が体に染みつき、スピードと正確性が両立できるようになっていきます。どのような職場でも、一定の品質で安定して業務を遂行できる能力は高く評価されます。この訓練は、仕事を持続させるための土台となる力を着実に育んでいくのです。

訓練に効果的に取り組むためのコツ

ファイリング訓練の効果を最大限に引き出すためには、いくつかのコツがあります。

まず、何よりも「集中して取り組む」という意識が大切です。訓練中は、目の前にある書類に意識を向け、一つひとつの作業を丁寧に行うことを心がけましょう。最初は周りの物音や人の動きが気になるかもしれませんが、それも集中力を鍛える訓練の一環です。

そしてもう一つ、「指示内容をしっかり頭に入れる」ことも重要です。作業を始める前に、スタッフからの説明をよく聞き、指示書を隅々まで確認しましょう。もし分からないことや曖昧な点があれば、自分の判断で進めずに、必ず質問してください。この「報告・連絡・相談」は、職場でのミスを防ぎ、円滑なコミュニケーションを築く上で基本となる姿勢です。訓練の段階から、この習慣を身につけておくことが、将来の就労に必ず繋がります。

ぜひ一度、見学・体験にお越しください

今回は、職業訓練の中からファイリングについてご紹介しました。

ファイリングは、事務職の基本でありながら、集中力、正確性、安定性といった、働く上で不可欠なスキルを総合的に高めることができる、非常に奥の深い訓練です。

この記事を読んで、少しでも興味を持たれた方は、ぜひ一度、事業所の見学や体験にお越しください。実際に訓練の様子をご覧いただくことで、事業所の雰囲気やプログラムの魅力をより深く感じていただけるはずです。

スタッフ一同、皆様からのお問い合わせを心よりお待ちしております。