文章が苦手でも大丈夫！伝わるテキスト術📝テキストで円滑に伝えるコツと注意点

こんにちは🍂チャレンジドジャパン前橋センターです。

皆さんは普段、どのような方法で他の人とコミュニケーションを取っていますか？直接会って話す、電話で話すなど、様々な方法がありますが近年特に増えているのが「文字」を使ったやり取りではないでしょうか。
今回は私たちの仕事や生活に欠かせないスキルとなりつつある「テキストコミュニケーション」について一緒に考えていきたいと思います。

テキストコミュニケーションとは？私たちの身近にあるコミュニケーション

テキストコミュニケーションとは、その名の通り文字（テキスト）を使って行うコミュニケーションのことです。具体的には仕事で使うメールやビジネスチャット、プライベートで日常的に利用するLINEやSNSのメッセージ機能などがこれにあたります。少し前まではビジネスの連絡手段といえば電話や対面が主流でしたが、今では多くの企業でチャットツールが導入されテキストでのやり取りが当たり前になっています。特にリモートワークの普及はこの流れを大きく後押ししました。時間や場所を問わずに連絡が取れるテキストコミュニケーションは今やビジネスシーンに不可欠なツールとなっているのです。

テキストコミュニケーションのメリット

テキストコミュニケーションには対面や電話にはない多くのメリットがあります。

まず、時間や場所を選ばずにやり取りができる点です。相手が会議中であったり、他の作業に集中していたりする状況を気にすることなく自分のタイミングでメッセージを送ることができます。受け取る側も都合の良い時に内容を確認し、じっくり考えて返信することが可能です。

また、やり取りがすべて文字として記録に残ることも大きな利点です。口頭での指示や報告で起こりがちな「言った、言わない」といったトラブルを防ぐことができます。後から内容を見返して確認できるため、認識のズレを減らし業務の正確性を高めることにも繋がります。

さらに、複雑な内容や複数の情報を伝える際に情報を整理して正確に伝えやすいというメリットもあります。口頭では説明が長くなってしまいがちな内容も、文章にまとめることで要点が明確になり相手の理解を助けます。

知っておきたいテキストコミュニケーションのデメリット

便利な一方でテキストコミュニケーションには注意すべきデメリットも存在します。

最も大きなデメリットは感情や細かなニュアンスが伝わりにくいことです。私たちは普段、言葉の内容だけでなく相手の表情や声のトーン、しぐさなどから多くの情報を受け取っています。しかし文字だけのコミュニケーションではそうした非言語的な情報が一切ありません。そのため同じ「承知しました。」という一言でも、書いた本人は快く引き受けたつもりでも受け取った側は「不満なのかな？」と誤解してしまう可能性があります。

また、相手の状況が見えないためすぐに返信が来ない場合に不安になったり、急ぎの用件が進まずに困ったりすることもあります。対面であれば相手の状況を察することができますがテキストではそれが困難です。

そして分かりやすく、誤解のない文章を作成するためにはある程度の時間とスキルが必要になるという点も挙げられます。相手への配慮を欠いた表現は意図せずして相手を不快にさせてしまう危険性もはらんでいます。

ビジネスで成功するためのテキストコミュニケーションスキル

これからのビジネスシーンでは、テキストコミュニケーションのスキルが業務の効率や職場での人間関係を大きく左右すると言っても過言ではありません。円滑なコミュニケーションは信頼関係の構築に繋がり、仕事の成果にも直結します。

ではどのようにスキルを磨いていけばよいのでしょうか。例えば、文章を書く際には「結論から先に述べる」、誰が読んでも分かるように「具体的で平易な言葉を選ぶ」、そして「クッション言葉を使って表現を和らげる」といった工夫が有効です。また、送信前には誤字脱字がないかを見直す癖をつけることも相手への配慮を示す上で非常に重要です。

これらのスキルは意識して実践を重ねることで誰でも身につけていくことができます。文章でのやり取りに苦手意識がある方も、少しずつ練習することで自信を持ってコミュニケーションが取れるようになるはずです。

講座で一緒にスキルアップを目指しませんか？

私たちの事業所では就職後に役立つ様々なスキルを学ぶための講座をご用意しています。その中には今回ご紹介したテキストコミュニケーションについて、基礎から実践まで学べるプログラムもあります。ビジネスメールの正しい書き方や、チャットツールを使った円滑な報告・連絡・相談の練習など実際の仕事の場面を想定したトレーニングを行います。

「文章を書くのが苦手で不安」「仕事でのメッセージのやり取りに自信がない」と感じている方、私たちと一緒にあなたの強みとなるコミュニケーションスキルを身につけていきませんか？

ご興味のある方はぜひ一度見学・体験にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。