忙しい人に報連相、どう伝える？ロールプレイでコツを学ぶ！

職場での報連相、スムーズにできていますか？

先日、盛岡センターにてJST（職場対人技能訓練）を実施しました。JSTでは、「忙しい相手に報告する」「ミスをしたときに謝る」「体調不良を伝える」など、職場内での具体的な場面を想定したロールプレイを行い、より良いコミュニケーションの方法をみんなで検討します。

今回の講座のテーマは「仕事中の相手に報連相する」でした。その中でも、報連相したい時に相手が忙しそうにしている場合、どのようなタイミングで、どのように伝えるべきかについて考えました。

職場では、報告・連絡・相談、いわゆる「報連相」が非常に重要です。報連相が適切に行われていないと、業務の遅延やミス、人間関係のトラブルにつながる可能性があります。しかし、職場では常にスムーズに報連相ができるとは限りません。特に、相手が忙しそうにしている時、どのように伝えれば良いか悩んだ経験のある方も多いのではないでしょうか。

今回のJSTでは、まさにこの点に着目し、ロールプレイを通して様々な状況を想定しながら、効果的な報連相の方法を学びました。参加者からは、「忙しそうな相手に声をかけるのが苦手」「タイミングがつかめない」「伝えたいことがうまくまとまらない」といった声が聞かれました。

ロールプレイでは、実際に職場であるような場面を再現し、参加者それぞれが様々な役割を演じました。例えば、「Aさんは締め切り間近の重要な作業をしている。そこにBさんが、別の業務で確認したい事項があり、Aさんに声をかけなければならない」といった場面を設定し、どのように報連相するのが適切か、参加者同士で意見を出し合い、実践しました。

このロールプレイを通して、参加者からは様々な意見や工夫が生まれました。例えば、「クッション言葉を使う」という意見がありました。いきなり本題に入るのではなく、「今、お時間よろしいでしょうか？」「少しお伺いしても良いでしょうか？」といったクッション言葉を挟むことで、相手の状況を確認し、スムーズに会話に入ることができます。また、「お忙しいところ申し訳ありません」と一言添えることで、相手への配慮を示すことも重要です。さらに、「要件を端的に伝える」ことも重要です。忙しい相手には、簡潔で分かりやすい言葉で用件を伝えなければ、要点が伝わりにくくなってしまいます。

これらの意見を踏まえ、参加者の皆さんは繰り返しロールプレイを行うことで、より自然で効果的な報連相の方法を身につけていきました。

相手が忙しい状況でも、報連相を怠ると、後々大きな問題に発展する可能性があります。そのため、状況に合わせて適切な伝え方をする工夫が不可欠です。今回のJSTでは、参加者それぞれが、忙しい相手に報連相する際の具体的な方法や注意点について理解を深めることができました。

就労移行支援事業所では、このようなJSTを通して、様々な職場で必要とされるコミュニケーションスキルを身につけるための訓練を行っています。就職活動に向けて不安を抱えている方、職場でのコミュニケーションに課題を感じている方は、ぜひ一度、見学・体験にお越しください。お待ちしております。