出金伝票作成で事務スキルを磨こう

こんにちは。就労移行支援事業所チャレンジドジャパンです。

日々の訓練、お疲れ様です。季節の変わり目は体調を崩しやすい時期でもありますので、ご自身のペースを大切にしながら過ごしていきましょう。

さて、今回はチャレンジドジャパンで提供している数多くの訓練の中から、特に事務職を目指す方に人気の「出金伝票作成」の訓練について詳しくご紹介します。この訓練は、実際のオフィス業務を想定した内容となっており、就職後に役立つ実践的なスキルを身につけることを目的としています。

事務処理能力を高める「出金伝票作成」訓練とは？

この訓練の大きな目的は、事務処理能力の向上です。具体的には、複数の書類を見比べて内容を確認する「照合」、間違いがないか突き合わせる「帳合」といった、正確性が求められる作業スキルを養います。経理や総務などの事務職では、伝票や請求書、納品書といった様々な書類を扱う機会が頻繁にあります。これらの書類を正しく処理する能力は、企業で働く上で非常に重要なスキルとなります。この訓練を通して、集中力を持続させながら、細かな数字や情報を正確に扱う力を着実に身につけていくことができます。また、作業を進める中で疑問点や不明点が出てきた際に、どのように上司や同僚に確認を取るか、といった「報連相（報告・連絡・相談）」のスキルを実践する良い機会にもなります。

訓練の具体的な流れ

では、実際にどのような流れで訓練を進めていくのか見ていきましょう。まず、訓練に必要な書類を準備するところから始まります。チャレンジドジャパンでは、訓練用の「出金伝票」や「出金内訳表」、「コード表」といった書類を専用のクラウド上に保管しています。利用者の皆さんには、ご自身のPCスキルを活かして、このクラウドにアクセスし、必要な書類を探して印刷していただきます。この工程だけでも、PCの基本操作やファイル管理、プリンターの操作といった、オフィスで必要となるスキルを複合的に使うことになります。

書類が準備できたら、いよいよ伝票作成の作業に入ります。まず、「コード表」と「出金内訳表」の二つの書類を見比べます。出金内訳表に書かれている項目が、コード表のどのコードに該当するのかを一つひとつ丁寧に確認し、対応するコードを内訳表のコード欄に記入していきます。この作業は、注意力と集中力が試される部分です。次に、コードを記入した出金内訳表を見ながら、同じコードの金額をすべて合計します。電卓を使って正確に計算するスキルもここで養われます。そして最後に、コードごとに集計した金額を「出金伝票」の対応する欄に転記していきます。すべての項目を記入し終えたら、最終確認を行い、スタッフに提出してフィードバックを受けます。

PCスキルと報連相の実践も

この「出金伝票作成」訓練は、単に書類を作成するだけの訓練ではありません。先ほども少し触れましたが、書類をクラウドから自分で印刷する過程で、PCの操作スキルが自然と身につきます。WordやExcelの操作に自信がない方でも、スタッフが隣でサポートしながら進めることができるので、安心して取り組むことができます。

また、この訓練は報連相を実践する絶好の機会です。「この項目のコードがどれか分からない」「計算が合わないけれど、どこが間違っているか見つけられない」といった状況は、実際の仕事でも起こり得ることです。そんな時、自己判断で進めてしまうのではなく、適切なタイミングでスタッフに「報告・連絡・相談」をすることが大切です。チャレンジドジャパンでは、訓練中に分からないことがあればいつでも質問できる環境を整えています。質問の仕方や報告のタイミングなどを学ぶことで、職場での円滑なコミュニケーション能力を養うことができます。

実践的な訓練で就職への自信をつける

チャレンジドジャパンでは、今回ご紹介した「出金伝票作成」のように、実際の業務を強く意識した実践的なトレーニングを多数提供しています。こうした具体的な業務を体験することで、ご自身の得意なことや、これから伸ばしていきたいスキルが明確になります。そして、その課題に対してスタッフと一緒に取り組み、一つひとつクリアしていく経験が、就職への大きな自信につながります。

事務職に興味がある方、正確な作業スキルを身につけたい方、PCスキルを向上させたい方は、ぜひ一度チャレンジドジャパンに見学・相談にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。