今さら聞けない？ビジネスメールの基本

仕事の必須スキル、ビジネスメールをマスターしよう

こんにちは。就労移行支援事業所のスタッフです。

日々の訓練では、就職後に役立つ様々なスキルアップのためのプログラムを提供しています。その中でも、多くの企業で必須とされるコミュニケーションツールが「ビジネスメール」です。パソコンが使えることはもちろんですが、相手に失礼なく、かつ正確に意図を伝えるメールを作成するスキルは、社会人としての信頼を築く上で非常に重要になります。今回は、当事業所でも行っているビジネスメールの基本についてご紹介します。顔が見えない文字だけのコミュニケーションだからこそ、その基本とマナーをしっかりと押さえておきましょう。

ビジネスメールの基本構成

ビジネスメールには、誰が読んでも分かりやすいように、ある程度決まった型が存在します。この型を覚えることが、スマートなメール作成への第一歩です。

まずは宛先の使い分けです。メールを送る相手は、TO、CC、BCCのいずれかに設定します。TOには、メールの用件を伝え、返信や対応を直接お願いしたい相手のアドレスを入れます。CCは「カーボンコピー」の略で、TOの相手へのメール内容を、参考までに見ておいてほしい人、情報共有したい相手を入れる場所です。そしてBCCは「ブラインド・カーボンコピー」の略で、ここに入力したアドレスは、TOやCCの受信者には表示されません。複数の相手に一斉送信する際、お互いのアドレスが見えないようにするために使用し、個人情報を保護する観点からも大切な機能です。

次に重要なのが件名です。毎日多くのメールを受け取る相手にとって、件名はメールを開くかどうかの判断材料になります。件名を見ただけで「誰から」「どんな内容」のメールなのかが瞬時にわかるように、具体的で簡潔な言葉で記載することが大切です。「〇〇のお願い（株式会社△△ 〇〇）」のように、用件と自分の会社名や名前を入れると、より親切な印象になります。

本文は、宛名、簡単なあいさつ、名乗り、用件、結び