事務職のキホン、実践で学ぼう！係活動で学ぶ実践ビジネスマナー

こんにちは。就労移行支援事業所チャレンジドジャパン仙台長町センターです。

事務職での就職を目指す際、多くの方がパソコンスキルや資格の取得に力を入れています。もちろん、それらはご自身の強みとなる大切なスキルです。しかし、実際の職場で求められるのは、それだけではありません。日々の業務を円滑に進めるためのコミュニケーション能力や、社会人としての基本的な振る舞い、いわゆる「ビジネスマナー」も同様に重要視されます。

チャレンジドジャパン仙台長町センターでは、日々の訓練を通して、こうした実践的なスキルを自然に身につけていただくための「係活動」という機会を設けています。今回は、事務職を希望されている方に特におすすめの係活動を二つご紹介します。

実践で学ぶ電話応対

事務職の仕事内容として、多くの方がイメージするのが電話応対ではないでしょうか。企業の「顔」とも言える電話応対は、会社の印象を左右する非常に重要な業務です。センターでは、外部からかかってくる電話の対応をお願いする「電話応対係」があります。

この係の主な役割は、センター宛てにかかってきた電話の一次対応です。まず、お相手の会社名やお名前、ご用件を正確に聞き取ります。そして、どのスタッフに繋ぐべきかを判断し、担当者へ取り次ぎます。この一連の流れを実際に経験することで、正しい敬語の使い方や、はっきりとした聞き取りやすい話し方、用件を的確にまとめるメモの取り方など、電話応対に必要なスキルを総合的に練習することができます。

もちろん、初めから完璧にできる方はいません。すぐ隣にはスタッフがおりますので、もし対応に困った時や聞き取れなかった時も、すぐにサポートに入ります。失敗を恐れずに何度も挑戦できる環境だからこそ、着実に自信をつけていくことができます。

さらに仙台長町センターでは、休日開所の際にスタッフと利用者さんでいただくお弁当の発注も、電話応対係の方にお願いすることがあります。これは、ただ電話を取り次ぐだけでなく、こちらからお店に電話をかけ、必要な個数や種類を正確に伝えて注文するという、より能動的な業務です。企業とのやり取りを実践的に経験できる、貴重な訓練の機会となっています。

心遣いが試されるお茶出し

次にご紹介するのは、来客対応の基本となる「お茶出し係」です。センターには、見学や相談、関係機関の方など、日々様々なお客様がいらっしゃいます。そのお客様に対し、お茶やコーヒーをお出しするのがこの係の役割です。

一見、簡単そうに見えるお茶出しですが、実は細やかな配慮が求められる業務です。どのタイミングでお声がけをするか、お茶とコーヒーのどちらがよいか希望を伺うか、カップやソーサーは清潔か、お盆の持ち方は適切か、そしてお客様のどちら側からお出しするか。こうした一連の流れには、すべてにビジネスマナーの基本が詰まっています。

お茶出し係を経験することで、お客様を不快にさせないための立ち居振る舞いや、状況に応じた判断力を養うことができます。お客様に気持ちよく過ごしていただくための「おもてなしの心」を、実践を通して学ぶことができるのです。こちらもスタッフが丁寧に手順をお伝えし、一緒に確認しながら行いますので、安心して取り組んでいただけます。

電話応対もお茶出しも、多くの企業で事務スタッフが担う大切な業務です。センターでの訓練期間中にこれらの係活動を経験することで、就職活動の面接の場で「訓練でビジネスマナーを学びました」と話すだけでなく、「事業所で実際に電話の取次ぎやお茶出しの係を担当していました」と、具体的な経験としてアピールすることができます。

チャレンジドジャパン仙台長町センターでは、ここでご紹介した活動以外にも、コミュニケーションやチームワークを学べる様々なプログラムをご用意しています。ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、見学・体験にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。