ビジネスメール講座で就活対策！山形センターでスキルアップ！

ビジネスメール、その難しさに立ち向かう！

ビジネスにおけるメールでのコミュニケーション。友人との気軽なやり取りとは異なり、独特の難しさを感じている方も多いのではないでしょうか。相手にきちんと情報を伝えつつ、失礼のないマナーを守った形式を意識する…その両方をバランスよく保つのは、容易なことではありません。特に就労を目指す方にとっては、ビジネスメールを使いこなせるかどうかは、非常に大事なポイントになってきます。

メールを送る相手は、上司や同僚、取引先など様々です。立場や状況に応じて適切な言葉遣いや表現を使い分ける必要があり、それはまるで複雑なパズルを解くような作業にも感じられます。例えば、上司への報告メールでは、簡潔で要領を得た表現を心がける一方、取引先への問い合わせメールでは、丁寧で分かりやすい説明を心がける必要があります。

ビジネスメールのメリット・デメリットを知ろう

メリット

ビジネスメールは、私たちの仕事の効率を格段に向上させてくれる便利なツールです。そのメリットは数多くあります。
①時間を気にせず送信できるため、相手の都合を考慮する必要がありません。多忙なビジネスパーソンにとって、これは大きなメリットです。
②複数の人々に同時に情報を共有することも容易であり、会議の招集や資料の配布などに大変便利です。画像や資料を添付ファイルとして送付できるため、視覚的な情報も効果的に伝えることができます。
③送受信の記録が残るため、後から確認したい場合にも役立ちます。

デメリット

しかし、ビジネスメールにはデメリットも存在します。
①送信したメールが必ずしも読まれるとは限りません。受信トレイに埋もれてしまったり、スパムメールとして処理されてしまう可能性もあります。
②メールアドレスの入力ミスといった送信ミスも起こりえます。Tさんは、取引先に重要なメールを送信したつもりが、メールアドレスを1文字間違えて入力してしまい、顧客に大変な迷惑をかけてしまった苦い経験があると話していました。
③メールでは表情や声のトーンが伝わらないため、誤解が生じやすいという点もデメリットです。特に、謝罪やお詫びといった感情を伝える必要のある場面では、メールだけでは真意が伝わりにくいことがあります。Kさんは、取引先に納期遅延の謝罪メールを送信した際、文面だけでは誠意が伝わらなかったようで、後日改めて電話で謝罪することになった、と話していました。

チャレンジドジャパン山形センターでの取り組み

チャレンジドジャパン山形センターでは、就職活動中の方や就労に向けて準備を進めている方々に向けて、ビジネスメールに関する実践的な訓練を行っています。メール作成の基本的なルールから、状況に合わせた適切な表現方法、そして実際にメールを作成する実践練習まで、幅広い内容を網羅しています。

例えば、件名の書き方ひとつとっても、相手にメールの内容を簡潔に伝えるための重要な要素です。件名を見ただけでメールの内容が把握できるように、具体的なキーワードを含めることを指導しています。また、本文では、要点を絞って簡潔に記述すること、誤解を招かないように丁寧な言葉遣いを用いること、そして読みやすいように段落や改行を適切に使うことなどを、実践を通して学んでいただきます。

ビジネスメールは、現代社会において必須のコミュニケーションツールです。就職活動はもちろんのこと、就職後も円滑な業務遂行のためには、ビジネスメールのスキルは欠かせません。チャレンジドジャパン山形センターでは、一人ひとりのレベルに合わせた丁寧な支援を通して、ビジネスメール作成の不安を解消し、自信を持って就労に臨めるようサポートしています。

見学・体験にお越しください！いつでもお待ちしています。