ただの表作成じゃない！お仕事の基礎レッスンスケジュール作りで仕事の基本を実践学習

こんにちは。就労移行支援事業所です。

11月もいよいよ終盤。街の景色は、鮮やかな紅葉から、ちょっぴりシックな冬の装いへと変わりつつありますね。

皆さまいかがお過ごしでしょうか。

私たちの事業所では、就職に向けた様々なプログラムを行っていますが、今回は日々の訓練の中から「係活動」の一つである「月間スケジュール表の作成」についてご紹介します。これは、実際のオフィスワークを想定した、とても実践的な訓練です。

係活動の目的と役割

事業所では、利用者の方々にいくつかの「係」を担当していただいています。清掃係や備品管理係など、様々な役割がありますが、その中でも「月間スケジュール表の作成」は、事業所全体の運営に関わる重要な役割を担っています。

このスケジュール表は、利用者さんからスタッフまで、センターにいる全員が利用するものです。一ヶ月のプログラム内容やイベント、スタッフの不在日などが記載されており、皆がこれを見て日々の予定を確認します。そのため、作成担当者にはいくつかの重要な役割が求められます。

まず、スタッフから伝えられた情報を正確に入力することです。プログラムの開催日時や場所、内容に間違いがあれば、多くの人が混乱してしまいます。会社で言えば、会議の案内や業務連絡を全社に発信する役割にあたります。聞いた情報を正しく理解し、間違いなくデータに反映させる正確性は、どんな仕事においても基本となるスキルです。

次に、決められた入力・更新のルールを守ることです。スケジュール表には、文字の色や大きさ、記載方法など、誰が見ても分かりやすいように定められたフォーマットがあります。自分だけのやり方ではなく、組織で決められたルールに従って作業を進めることは、チームで仕事をする上で不可欠な協調性や規律性を養う訓練になります。

そして、作成の納期を守ることも非常に重要です。月が変わる前に新しいスケジュール表が完成していなければ、皆が次の月の予定を立てることができません。仕事における納期厳守は、信頼関係の基本です。この係活動を通じて、責任感を持って期日までに業務を完了させることの大切さを学んでいきます。

実際に取り組んだ方の声

先日、この月間スケジュール表の作成を担当された利用者の方に、活動を終えての感想を伺いました。

まず、どのようなことを意識して作業に取り組んだか尋ねたところ、貴重な学びがあったことを話してくださいました。

初めのうちは、つい自分の感覚で作業を進めてしまい、実は事前に配布されていたマニュアルをよく読んでいなかったそうです。その結果、入力ミスやフォーマットの間違いが起きてしまい、修正に時間がかかってしまったとのことでした。この失敗を経験し、まずはマニュアルをしっかりと読み込むことの重要性に気づいたそうです。それ以降は、作業手順を一つひとつ確認しながら丁寧に進めることができ、作業の質が向上したと実感されていました。また、入力後には必ず見直しを行い、間違えている箇所はないかセルフチェックを徹底するようになったそうです。これは、仕事における品質管理の第一歩であり、大きな成長です。

次に、今後、係活動を行う上で気をつけたいと思ったことについて伺いました。すると、「わからないことや、これで合っているか不安に思ったことは、一人で抱え込まずにスタッフに質問するようにしたいです」という答えが返ってきました。最初の失敗の際、もっと早く質問していれば防げたかもしれない、と感じたそうです。仕事では「報告・連絡・相談」、いわゆる「報連相」が非常に重要です。自分の判断だけで進めてしまう前に、周囲に確認を求める勇気は、ミスを未然に防ぎ、チーム全体の業務を円滑に進めるために欠かせないスキルです。この気づきは、今後の訓練はもちろん、就職してからも必ず役立つものになるでしょう。

今回の係活動は、単にパソコンで表を作成する作業ではありません。失敗から学び、業務手順の重要性を理解し、確認作業を徹底する。そして、分からないことは質問するという、仕事の基本姿勢を実践的に学ぶ貴重な機会となりました。実際に経験して感じたことを次に繋げ、一つひとつ着実にステップアップしていきましょう。私たちは、皆さんの挑戦と成長をこれからも全力でサポートしていきます。