ただのファイリングじゃない？チームで学ぶ仕事の基本チームで働く力を養う集団職業トレーニング

##チームで働く力を養う、集団職業トレーニング

こんにちは。就労移行支援事業所、橋本センターです。

日々の訓練、お疲れ様です。橋本センターでは、利用者の皆さんがそれぞれの目標に向かって、日々の個人トレーニングに励んでいます。パソコンスキルの習得やビジネスマナーの学習など、一人で集中して取り組む時間は、専門的な知識や技術を高める上で非常に重要です。

しかし、実際の職場では、一人だけで完結する仕事はほとんどありません。多くの場合、同僚や上司、他部署の人たちと連携し、チームとして目標達成を目指すことになります。そこで橋本センターでは、週に一度、集団での職業トレーニングの時間を設けています。

この集団職業トレーニングの大きな目的は、個人でのトレーニングだけでは得ることが難しい「他者と協力する力」を高めることです。チームの一員として与えられた役割に責任を持ち、仲間とコミュニケーションを取りながら作業を進める経験は、就職後に必ず役立つ実践的なスキルとなります。

当センターでは、実際のオフィスワークや軽作業を想定した、様々な集団職業プログラムを用意しています。例えば、宛先ごとに手紙や書類を正確に分ける郵便物仕分け、指示書通りに書類を封入し発送準備を行う郵送作業、伝票に基づいて倉庫から品物を集めるピッキング、そして正確性とスピードが求められるテンキー操作など、多岐にわたるプログラムを通じて、それぞれの適性や課題に気づくきっかけにもなっています。

##今回は「ファイリング」のトレーニングをご紹介します

数あるプログラムの中から、今回は「ファイリング」のトレーニングについて詳しくご紹介します。

ファイリングと聞くと、ただ書類をファイルに綴じるだけの単純作業をイメージされるかもしれません。しかし、これは事務職の基本であり、チームで取り組むことで多くの学びが得られる奥の深いトレーニングなのです。

このトレーニングでは、まずはじめに複数種類の書類が混ざった状態で参加者に渡されます。作業内容は、それらの書類を決められたルールに従って種類ごとに整理し、正しい順番で一つのファイルに綴じていくというものです。

トレーニングは一人で行うのではなく、二、三名で一つのチームを組んで進めます。作業を始める前に、チームでミーティングの時間を取り、目標や役割分担、作業を進める上での注意点などを話し合って決めます。例えば、「時間内に正確に終える」という目標を立て、そのために「誰が書類の仕分けを担当し、誰がファイリングを担当するか」「最終確認は誰が行うか」といった具体的な計画を立てます。この計画段階で、自分の意見を伝え、相手の意見を聞くというコミュニケーションが求められます。

作業が始まると、チームメンバーはそれぞれの役割を果たしながら、協力してファイルを作り上げていきます。黙々と作業を進めるだけでなく、「この書類はここで合っていますか？」「順調に進んでいますか？」といった声かけや進捗の確認が、ミスを防ぎ、効率を上げるための鍵となります。

##作業を通して身につく実践的なスキル

そして、このトレーニングで最も重要なのが、作業後の振り返りの時間です。ファイルが完成したら、それで終わりではありません。チーム全員で集まり、今回の作業について良かった点や、次に活かせる改善点を出し合います。

「最初に役割分担をしっかり決めたので、スムーズに進められた」「お互いに声をかけながら確認したことで、ミスなく終えられた」といった成功体験は、自信につながります。一方で、「思ったより時間がかかってしまったので、次はもう少し効率的な手順を考えたい」「途中で迷った時に、すぐに相談すればよかった」といった課題は、次回のトレーニングや実際の業務における改善のヒントになります。

このように、ファイリングという一つの作業を通じて、私たちは多くのことを学ぶことができます。指示を正確に理解する力、効率的に作業を進める段取り力、ミスなくやり遂げる集中力はもちろんのこと、チームで目標を共有し、計画を立て、協力し、振り返るという一連のプロセスは、まさに仕事の基本である「PDCAサイクル」を体験する絶好の機会です。

橋本センターでは、こうした集団職業トレーニングを通して、皆さんが自信を持って社会へ羽ばたいていけるよう、これからもサポートを続けてまいります。ご興味のある方は、ぜひ一度見学にいらしてください。