これで安心！Web会議での基本とマナー

こんにちは。チャレンジドジャパン盛岡センターです。

私たちの生活や働き方は、ここ数年で大きく変化しました。その中でも特に大きな変化が、様々な場面での「オンライン化」です。かつては直接会って行うのが当たり前だった面接や会議も、今ではオンラインで行われることが珍しくありません。プライベートでも、オンライン飲み会やオンライン同窓会、さらには遠く離れた家族と顔を合わせるオンライン帰省など、オンラインという言葉を耳にしない日はないほどです。

このように社会が変化する中で、ビジネスシーンで求められるスキルやマナーも変わってきています。当事業所では、時代の変化に対応し、就職後もスムーズに業務に取り組めるよう、様々な講座を実施しています。今回は、先日行ったビジネスマナー講座の中から「オンラインミーティング」をテーマにした内容をご紹介します。

オンラインミーティングとは？そのメリット

オンラインミーティングとは、パソコンやスマートフォンといった情報端末を使い、インターネットを介して行う会議のことです。最大の特長は、参加者が同じ場所にいなくても、まるで同じ会議室にいるかのように顔を合わせ、会話ができる点にあります。音声だけでなく映像を通して相手の表情を確認しながら話せるため、電話よりも細やかなコミュニケーションが可能です。

また、会議で使う資料も画面上で簡単に共有できるため、ペーパーレス化にも繋がり、全員が同じ資料を見ながら議論を進めることができます。

オンラインミーティングには多くのメリットがあります。最も大きな利点は、移動が必要ないことです。遠方の支社との会議や、取引先への訪問も、オンラインであれば自席や自宅から参加できます。これにより、移動にかかっていた時間や交通費といったコストを大幅に削減することが可能です。削減できた時間を他の業務に充てることができれば、生産性の向上にも繋がります。在宅勤務やテレワークが普及した現代において、オンラインミーティングを使いこなすスキルは、必須のものとなりつつあります。

オンラインミーティングを始めるために必要なもの

では、実際にオンラインミーティングに参加するためには、何が必要なのでしょうか。講座では、基本となる機材について説明しました。

まず、会議に参加するための端末、つまりパソコンやスマートフォン、タブレットなどの「デバイス」が不可欠です。画面が大きいほうが見やすいため、可能であればパソコンでの参加が望ましいでしょう。次に重要なのが、安定した「ネット環境」です。会議の途中で映像が固まったり、音声が途切れたりすると、他の参加者に迷惑をかけてしまいます。快適なミーティングのためには、安定した通信環境を確保することが大切です。

そして、自分の顔を相手に映すための「カメラ」と、自分の声を届けるための「マイク」も必要です。最近のノートパソコンやスマートフォンには、これらが内蔵されていることがほとんどですが、よりクリアな映像や音声を届けたい場合は、外付けのウェブカメラやマイクを使用するのも良い方法です。

最後に、相手の音声を聞くための「スピーカー」、または「イヤホン」を準備します。特に、周囲の雑音を遮断し、相手の声に集中したい場合や、会議の内容が外部に漏れるのを防ぎたい場合には、イヤホンやヘッドセットの使用が推奨されます。

オンラインミーティングへの参加方法と基本的なマナー

ミーティングへの参加はとても簡単です。多くの場合、主催者からメールやカレンダーの招待状で、会議用のURLが送られてきます。参加者は指定された日時にそのURLをクリックするだけで、ミーティングルームに入室することができます。

手軽に参加できるオンラインミーティングですが、対面での会議と同様に、守るべきマナーがいくつか存在します。講座でも特に重要ないくつかのポイントを伝えました。

まず、背景への配慮です。カメラには自分の顔だけでなく、背景も映り込みます。散らかった部屋やプライベートなものが映らないよう、事前に整理整頓を心がけましょう。ツールによっては、背景をぼかしたり、任意の画像に変更したりする「バーチャル背景」機能もあるので、活用するのも一つの手です。

次に、音声の管理です。自分が発言する時以外は、マイクを「ミュート（消音）」にしておくのが基本のマナーです。キーボードを打つ音や、不意の生活音などが他の参加者の妨げになるのを防ぐためです。

また、対面の会議に比べて、オンラインでは表情や反応が伝わりにくいという側面があります。そのため、相手が話している時は意識的に頷いたり、少し大きめのリアクションを取ったりすることで、「聞いていますよ」という姿勢を示すことが大切です。視線も、画面に映る相手の顔ではなく、カメラのレンズを見て話すように意識すると、相手からは目が合っているように見え、より真剣な印象を与えることができます。

もちろん、時間厳守は基本中の基本です。開始時刻の少し前には入室し、カメラやマイクが正常に作動するかをチェックしておくと、慌てずに会議を始められます。

このように、時代に応じて働き方や、求められるビジネスマナーは変化していきます。チャレンジドジャパン盛岡センターでは、今回ご紹介したオンラインツールの使い方をはじめ、就職活動や実際の業務で役立つ様々なスキルを学ぶことができます。ご自身のスキルアップや就職に不安をお持ちの方、私たちの支援内容にご興味のある方は、見学や体験を随時受け付けておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。