これだけは押さえたい！社外文書作成の基本マナーを解説

こんにちは、就労移行支援事業所チャレンジドジャパン仙台長町センターです。季節の変わり目は体調を崩しやすい時期ですが、皆様いかがお過ごしでしょうか。

さて、先日のビジネスマナー講座では、ビジネスシーンで欠かせない「社外文書」の作成マナーについて学びました。社外文書とは、取引先やお客樣など、社外の関係者に向けて送る書類のことです。会社の顔として相手に渡るものだからこそ、正しいマナーを身につけておくことが信頼関係を築く上で非常に重要になります。今回はポイントをいくつかご紹介します。

ビジネス文書の基本構成を理解する

社外向けのビジネス文書には、実は決まった「型」があります。この型は、主に「前付け」「本文」「付記」などの要素で構成されています。前付けには、文書を作成した日付、宛名、そして差出人の情報や件名を記載します。誰が、誰に対して、いつ、何についての文書を送ったのかを一目で分かるようにするための、非常に重要な部分です。本文は、その文書で最も伝えたい中心的な内容です。そして付記は、本文を補足する情報や、添付書類がある場合にその詳細を記載する部分となります。このように、文書がいくつかのブロックに分かれていることを理解するだけで、どこに何を書けば良いのかが明確になり、ぐっと書きやすくなります。

丁寧な印象を与える時候の挨拶と結びの言葉

ビジネス文書はいきなり本題から入るのではなく、時候の挨拶や日頃の感謝の言葉から書き始めるのがマナーです。「拝啓」といった頭語に続き、「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。」といった一文があるだけで、相手への敬意や配慮が伝わり、文章全体が丁寧で柔らかな印象になります。

そして、本文を書き終えた後も気を抜いてはいけません。用件を伝えたら終わりではなく、必ず結びの文章を略すことなく書くことが大切です。「今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。」といった言葉で締めくくり、最後に「敬具」という結語を添えます。こうした細やかな心配りが、良好なビジネス関係を維持する秘訣です。

間違いやすい敬称と正式名称のルール

宛名を書く際には、特に注意が必要です。相手の会社名を書くときは、「株式会社」を「(株)」などと略さずに、必ず正式名称で記載します。これは、相手に対する敬意を示すための基本的なルールです。

また、敬称の使い分けも頻繁に間違えやすいポイントです。会社や部署といった組織全体に宛てる場合は「御中」を、特定の個人に宛てる場合は「様」を使います。例えば、人事部全体に送るなら「人事部 御中」、人事部の担当者である鈴木さんに送るなら「人事部 鈴木様」となります。複数の人に同じ文書を送る際に便利な「各位」という敬称もありますが、「様」と併用しないように注意が必要です。ちなみに、「殿」は目上の方から目下の方へ使う言葉という認識が広まっているため、現代のビジネスシーンではあまり使われません。

正確さと誠実さが伝わる本文の書き方

本文を作成する上で最も大切なことは、敬語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけることです。尊敬語や謙譲語を適切に使い分けることで、相手への敬意を示し、スムーズなコミュニケーションを促します。

また、ビジネス文書においては、内容の正確性が信頼に直結します。特に、見積金額や契約日、納期といった数字や、商品名などの固有名詞を含むデータは絶対に間違えてはいけません。少しでも不正確な情報があれば、会社全体の信用を損なうことにもなりかねません。作成後は必ず複数回見直し、誤りがないかを確認する習慣をつけましょう。

このように、社外文書には守るべきルールがいくつかありますが、それさえ覚えてしまえば、決して難しいものではありません。むしろ、この型に沿って書くことで、誰でも分かりやすく、失礼のない文書を作成することができます。

当事業所では、このような就職後にすぐに役立つ実践的なスキルを講座を通して学ぶことができます。ご興味をお持ちいただけましたら、ぜひ一度、見学・体験にお越しください。スタッフ一同、心よりお待ちしております。