あなたの評価が上がる！報告のキホン、信頼されるための「報告」のコツ。

仕事の基本「報告」をマスターして信頼される人材へ

こんにちは。チャレンジドジャパン仙台中央センターです。私たちは、皆さんが就職し、職場でいきいきと活躍するためのスキルアップをサポートしています。仕事のスキルにはパソコン操作や専門知識など様々ありますが、どんな職場でも、誰と仕事をする上でも欠かせないのが「報連相（ほうれんそう）」、つまり報告・連絡・相談です。今回は、その中でも特に基本となる「報告」について、その重要性と具体的な方法を詳しく解説していきます。

報告とは何か？

まず、「報告」とは何かを改めて確認しましょう。報告とは、上司や先輩から指示された仕事について、その進捗状況や結果を伝えることです。基本的には、指示を受けた人が、指示を出した人に対して行います。仕事は一人で完結することは少なく、多くの場合はチームで協力して進めていきます。あなたの仕事の状況は、チーム全体の進捗や、次の誰かの仕事に影響を与えます。そのため、あなたが「今、どの作業をどこまで進めているのか」「指示された仕事が終わったのか」を上司が正確に把握しておくことは、プロジェクト全体を円滑に進めるために不可欠なのです。報告は、単なる作業終了の合図ではなく、組織全体の仕事をスムーズにするための重要なコミュニケーションと言えるでしょう。

報告が必要な場面

では、具体的にどのような場面で報告が必要になるのでしょうか。主に三つの場面が挙げられます。一つ目は、指示された仕事が完了した時です。完了報告をすることで、上司はタスクが一つ終わったことを確認でき、あなたに次の仕事を指示することができます。報告がないと、上司は「あの仕事はまだ終わっていないのかな？」と不安に思い、確認の手間が増えてしまいます。二つ目は、仕事の途中経過を伝える時です。特に、完了までに時間がかかる長期的な仕事や、初めて取り組む複雑な仕事の場合、中間報告は非常に重要です。定期的に進捗を伝えることで、万が一、仕事の進め方や方向性が間違っていたとしても、早い段階で軌道修正ができます。また、順調に進んでいることを伝えるだけでも、上司は安心することができます。三つ目は、ミスやトラブルが発生した時です。ミスをしてしまった時、つい「隠したい」「怒られたくない」という気持ちから報告をためらってしまうかもしれません。しかし、トラブルの報告こそ、迅速に行うことが何よりも大切です。報告が早ければ早いほど、上司や周りの人が協力してくれて、被害を最小限に食い止めることができます。逆に報告が遅れると、問題が大きくなり、取り返しのつかない事態に発展してしまう可能性もあります。誠実にミスを報告することは、あなたの信頼を守ることにも繋がるのです。

報告の方法

報告には、大きく分けて口頭で行う方法と、書面で行う方法があります。口頭での報告は、対面で直接話したり、電話を使ったりする方法です。緊急性が高い内容や、簡単な内容をすぐに伝えたい場合に適しています。相手の反応を見ながら補足説明ができるというメリットもあります。一方、書面での報告は、メールやビジネスチャット、報告書などの文書を作成する方法です。数字やデータなど、正確に伝えたい内容や、後から見返せるように記録として残しておきたい場合に適しています。相手の都合の良いタイミングで読んでもらえるという利点もあります。どちらの方法が良いかは、状況や会社の方針によって異なります。「この件はメールで報告してください」「急ぎだから電話で報告して」など、上司の指示に従うのが基本ですが、自分で判断する際は、内容の緊急性や複雑さを考えて使い分けることが大切です。

効果的な報告のポイント

せっかく報告するなら、相手に分かりやすく、簡潔に伝えたいものです。そのための重要なポイントは、「結論から話す」ことです。まず「〇〇の件、完了しました」「〇〇の件ですが、スケジュールの遅延が発生しそうです」といった結論を最初に伝えます。そうすることで、聞き手は何についての報告なのかをすぐに理解し、話の全体像を掴むことができます。結論を伝えた後に、その理由や具体的な経過を説明しましょう。そして、報告する際には「事実」と「自分の意見」を区別することも非常に重要です。例えば、「データ入力が予定より遅れています」というのは客観的な「事実」です。それに対して、「おそらく、入力項目が複雑だったためだと思います。次回からはマニュアルを改善してはいかがでしょうか」というのはあなたの「意見」や「提案」です。これらを混同して伝えてしまうと、聞き手が誤った判断をしてしまう可能性があります。「事実は〇〇です。それについて、私は△△だと考えます」というように、事実と意見をはっきりと分けて伝えることを意識しましょう。

報告後のアクションも大切に

報告を終え、上司から次の指示やアドバイスをもらったら、それで終わりではありません。その内容を忘れないように、必ずメモを取る習慣をつけましょう。人間の記憶は曖昧なものです。後になって「あれ、なんて言われたんだっけ？」とならないよう、重要なポイントを書き留めておくことが、次のミスを防ぎます。さらに、指示された内容について「〇〇という認識でよろしいでしょうか？」と復唱して確認することも有効です。これにより、お互いの認識にズレがないかを確認でき、あなたは指示を正確に理解しているという姿勢を示すことができます。

報告は、仕事を円滑に進めるためのスキルであると同時に、上司や同僚との信頼関係を築くための大切なコミュニケーションです。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、今回ご紹介したポイントを意識して実践することで、必ず身についていきます。私たちの事業所では、このようなビジネスマナーのトレーニングも行っています。仕事のスキルについて不安なことや、もっと詳しく知りたいことがあれば、いつでもお気軽にご相談ください。